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1成教學(xué)生檔案的特點(diǎn)

成教學(xué)生不限年齡、性別、學(xué)歷等，學(xué)習(xí)形式多樣，能滿足增長(zhǎng)能力、豐富知識(shí)、提高技術(shù)和專(zhuān)業(yè)資格的需求。成教的本質(zhì)特征是由其教育的對(duì)象“成人”決定的，學(xué)生主要來(lái)自在職工作人員，教育過(guò)程中容易受工作、家庭、社會(huì)等因素的影響，故成教學(xué)生檔案具人顯著的特點(diǎn)：

1.1數(shù)量龐大。

首先，成教從某種意義上說(shuō)是對(duì)普通全日制教育的一種完善和補(bǔ)充，在于擴(kuò)大教育機(jī)會(huì)，提高國(guó)民素質(zhì)，實(shí)施終身教育。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，對(duì)人的素質(zhì)的要求提高了，很多學(xué)員在完成正規(guī)的、普通教育之后，仍需要繼續(xù)接受教育以提高素質(zhì)及能力，直至終生；其次，有部分學(xué)員為了文憑學(xué)歷、晉升職務(wù)、評(píng)定職稱等；再次，成人高校擴(kuò)招政策的陸續(xù)出臺(tái)，辦學(xué)方式的多元化、辦學(xué)模式的市場(chǎng)化，也是成教學(xué)生增長(zhǎng)一個(gè)重要原因。

1.2來(lái)源分散。

不同普通教育，成教為社會(huì)組織、全民參加。成教學(xué)歷有四種主要形式，分別是成人高考（學(xué)習(xí)形式有脫產(chǎn)、函授、夜大）、高等教育自學(xué)考試（自考）、廣播電視大學(xué)（電大現(xiàn)代遠(yuǎn)程開(kāi)放教育）和遠(yuǎn)程教育（網(wǎng)絡(luò)教育）。成人高校多辦學(xué)點(diǎn)并存的辦學(xué)模式，使得學(xué)生來(lái)源和分布分散，使學(xué)生學(xué)籍檔案形成的時(shí)間規(guī)律性不強(qiáng)，來(lái)源不一，導(dǎo)致學(xué)籍資料的產(chǎn)生和形成比較分散。

1.3異動(dòng)頻繁。

成教招生對(duì)象主要是已經(jīng)走上工作、生產(chǎn)崗位人員，對(duì)他們所不具備的履行崗位職責(zé)所必需的文化知識(shí)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)和實(shí)際能力的教育。成教學(xué)生大多數(shù)容易受家庭、工作、社會(huì)等因素的影響，容易出現(xiàn)轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)點(diǎn)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、休學(xué)、退學(xué)等異動(dòng)情況，具有極強(qiáng)的不穩(wěn)定性，故學(xué)籍流動(dòng)性特別大，學(xué)籍異動(dòng)頻繁等特點(diǎn)，更加凸顯學(xué)籍檔案管理工作的重要性和復(fù)雜性。

2成教學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

成人高校聯(lián)合辦學(xué)點(diǎn)多，學(xué)生數(shù)量大且來(lái)源分散，特別是異動(dòng)頻繁待特點(diǎn)，給管理工作帶來(lái)一系列的問(wèn)題，目前管理人員素質(zhì)跟不上時(shí)展的要求，對(duì)教學(xué)點(diǎn)管理不夠規(guī)范，管理手段基于過(guò)去，管理效益、效率低，主要表現(xiàn)在：

2.1檔案管理人員素質(zhì)不高。

目前成教檔案管理人員結(jié)構(gòu)失調(diào)，具備高學(xué)歷的少，具備檔案專(zhuān)業(yè)背景的少，掌握全面的檔案理論的少。檔案管理中普遍存在因循守舊、滿于現(xiàn)狀，管理水平低下，缺乏創(chuàng)新意識(shí)等通病。缺少既掌握現(xiàn)代管理思想，具備堅(jiān)實(shí)檔案專(zhuān)業(yè)理論基礎(chǔ)和高超專(zhuān)業(yè)技能，又掌握計(jì)算機(jī)基本知識(shí)，并能將二者有機(jī)結(jié)合起來(lái)的復(fù)合型人才。

2.2管理不夠規(guī)范。

成人高校因校外多教學(xué)點(diǎn)并存，往往存在管理不夠規(guī)范的現(xiàn)象。管理思想難以統(tǒng)一，成一種無(wú)形的隔閡，工作難以形成默契。雖然高校建立健全檔案管理制度，例如：《成教檔案管理辦法》、《文件材料的收集與歸檔辦法》、《檔案保管制度》等，但管理制度能夠在每個(gè)教學(xué)點(diǎn)真正執(zhí)行的不多。一些檔案管理工作流程在教學(xué)點(diǎn)能真正全面運(yùn)用的不多。

2.3管理手段滯后。

存在許多成人高校檔案管理依然停留在起步階段，使用傳統(tǒng)的人工管理，管理方式落后，或采用單機(jī)版進(jìn)行計(jì)算機(jī)輔助管理，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，數(shù)據(jù)的完整性和一致性差，數(shù)字化程度低，無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，工作效率低。或是采用基于單一的C/S（客戶端/服務(wù)器）模式，應(yīng)用較小的局域網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，與其它用戶交互能力差、可擴(kuò)展性差，不容易進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，維護(hù)困難等。

3加強(qiáng)成人高校檔案管理工作的對(duì)策

針對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題，提出相關(guān)的對(duì)策。加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)，在政治素養(yǎng)、理論水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)各方面全面提高。各教學(xué)點(diǎn)管理制度、管理流程規(guī)范化。創(chuàng)新管理技術(shù)，管理過(guò)程實(shí)現(xiàn)高效率、高效益。

3.1提高管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)。

檔案管理人員應(yīng)具有良好的思想政治素質(zhì)、高尚的職業(yè)道德、扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、科學(xué)的創(chuàng)新精神。熱愛(ài)本職工作，堅(jiān)持原則，有高度的責(zé)任感。優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，引進(jìn)檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)業(yè)人員，或具有中、高級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱的人才。通過(guò)學(xué)歷進(jìn)修，定期進(jìn)行新知識(shí)和新技術(shù)專(zhuān)題培訓(xùn)，保證每一個(gè)崗位角色都具備與其崗位工作職責(zé)相適應(yīng)的能力素質(zhì)。充分發(fā)揮管理人員的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，深入研究，創(chuàng)新工作方式方法。造就一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。

3.2規(guī)范化管理。

管理規(guī)章制度的內(nèi)容都必須在管理者和被管理者廣泛討論達(dá)成共識(shí)基礎(chǔ)上，以共同約定的形式形成。增加面對(duì)面交流，通過(guò)每學(xué)期召開(kāi)一次聯(lián)合教學(xué)點(diǎn)的學(xué)籍檔案管理工作會(huì)議，對(duì)教學(xué)點(diǎn)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提供給高校與教學(xué)點(diǎn)間一個(gè)交流的平臺(tái)。明確每一個(gè)崗位角色所要承擔(dān)工作的內(nèi)容、質(zhì)量要求，以及所能支配的資源，使之按照既定要求和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)所授予獲得支配、使用權(quán)的資源的配置方式進(jìn)行選擇，行使決策權(quán)力，并承擔(dān)相應(yīng)決策的責(zé)任。確定每一個(gè)崗位角色所要完成的工作的具體承擔(dān)方法和程序，使各項(xiàng)工作流程能一一落到實(shí)處。

3.3引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)。

當(dāng)今信息科技將進(jìn)一步成為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)和知識(shí)傳播應(yīng)用進(jìn)程的重要引擎，云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)將成為新時(shí)期信息化理論、技術(shù)和實(shí)踐重大突破的前沿，為新時(shí)期信息化展現(xiàn)新的前景。運(yùn)用新時(shí)期先進(jìn)的信息傳播技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)管理是時(shí)展的必然趨勢(shì)。首先硬件方面，提高服務(wù)器的配置，保證有足夠的帶寬，有極高的數(shù)據(jù)吞吐能力，保證數(shù)據(jù)處理的安全性和數(shù)據(jù)處理的速度，服務(wù)器可采用雙CPU、大內(nèi)存，數(shù)據(jù)硬盤(pán)陣列建立RAIDS邏輯，提高用戶數(shù)據(jù)訪問(wèn)效率和數(shù)據(jù)安全。其次軟件方面，采用目前流行的建立在廣域網(wǎng)之上的B/S模式。使能夠面向不同的用戶群，分散地域。使管理平臺(tái)建立在WWW瀏覽器上，統(tǒng)一各種應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的整合，以更加豐富和生動(dòng)的表現(xiàn)方式與用戶交流。使能連接上服務(wù)器的任何終端（客戶端）上都可以進(jìn)行工作，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公，遠(yuǎn)程辦公。

作者：龍東寧 單位：廣東醫(yī)學(xué)院繼續(xù)教育學(xué)院