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[論文關鍵詞]人力資源管理信息系統分析

[論文摘要]在現代經營活動中，信息已成為重要資源之一，誰獲得了最新的信息，誰重視了信息資源的開發與利用，誰就可能獲得巨大的經濟利益。本文通過分析人力資源管理信息系統，力圖闡述清楚一個有效的人力資源管理信息系統。

一、引言

任何一個管理系統都是動態的、可控的系統，一般由管理機構、管理對象和聯結二者之間關系的信息系統這三個要素組成。一般認為，管理信息系統是一個人機系統。從技術角度來講，管理信息系統是為了支持組織決策和管理而進行信息收集、處理、儲存和傳遞的一組相互關聯的組成部分；從經營角度來講管理信息系統是組織和管理上針對環境變化等帶來挑戰而做出的基于信息技術的（解決問題）方案。信息系統的三種基本活動是：信息的處理、輸出和反饋。

二、人力資源管理信息系統分析

人力資源管理信息系統是對人力資源信息進行收集和加工，利用信息進行人力資源的規劃和預測，輔助公司領導進行人力資源開發管理與人事決策的信息系統。以下將從人力資源管理信息系統的設計、人力資源管理信息系統的功能和人力資源管理信息系統的性能要求三個方面來對人力資源管理信息系統進行分析。

（一）人力資源管理信息系統的設計

人力資源管理信息系統作為公司管理信息系統的一個子系統，其本身也是一個較大的系統，還可以分為若干子系統。本文作者把人力資源管理信息系統劃分為五個子系統，現對各信息子系統分析如下：

1．人事檔案管理子系統

該系統完成對員工基礎檔案的管理，是人力資源管理信息系統最基礎的工作。檔案的建立以行政科室為基本單位，正式員工和雇傭制員工分別建立檔案。人事檔案至少包括下列具體信息：①自然狀況：性別、年齡、民族、籍貫、體重和健康狀況等；②知識狀況：文化程度、專業、學位、所取得的各種證書和職稱等；③能力狀況：表達能力、操作能力、管理能力、人際關系協調能力及其他特長的種類與等級；④閱歷及經驗：做過何種工作，擔任何種職務及任職時間、調動原因、總體評價；⑤心理狀況：興趣、偏好、積極性程度和心理承受能力；⑥工作狀況：目前所屬部門、崗位、職級、績效和適應性；⑦收入情況：工資、獎金、津貼和職務外收入；⑧家庭背景及生活狀況：愛人情況和偏好，家庭職業取向和個人對未來職業生涯的規劃等；⑨所在部門使用意圖：提、留、調、降。子系統可完成對人事檔案的輸入、修改、刪除、查詢、分類統計及報表打印。

2．工資管理子系統

該子系統完成工資的核發與工資的調整，包括輸入工資數據、查詢個人工資、修改工資數據、統計部門工資和打印工資單，該子系統可以查詢考勤與績效考核子系統的數據，以便確定工資金額。

3．員工考勤與績效考核子系統

該子系統包括員工考勤與員工績效考核兩部分。員工考勤用于記錄和統計員工出勤情況，可以通過員工上下班打卡的方式實現，曠工、病事假也要及時記錄。員工績效考核用于定量考察員工的工作績效，包括完成工作的數量、質量、經濟效益和社會效益。子系統還可以統計打印報表，為確定勞動報酬和決定人員調配及職務升降提供依據。

4．員工錄用與調配子系統

該子系統完成員工的錄用和調配功能。員工的錄用包括新員工的錄用和急需人才的招聘。對公司來說，營銷員的招聘已成為現階段比較關鍵的問題，因此有必要實現計算機管理，提高辦事效率。員工的調配包括員工的平行調動和職務升降，它能處理由于員工調配而引起的各子系統數據的變化。

5．員工教育培訓子系統。

該子系統完成員工教育培訓的管理，可進行員工素質的統計評價、教育培訓過程的控制、教育培訓結果的評價。

（二）人力資源管理信息系統的功能

人力資源管理信息系統的五個子系統具有大致相同的五個功能模塊，它們是信息錄入、綜合查詢檢索、統計、打印及系統維護。

1．信息錄入：包括原始數據的輸入、修改和刪除。

2．綜合查詢檢索：接納查詢要求，檢索有關信息。查詢方法可以是多種組合條件查詢，也可以是模糊條件查詢。查詢檢索分為三類，即上級領導通過網絡查詢、該子系統管理人員查詢和一般用戶通過網絡查詢。通過設置口令，各用戶只能使用自己特權之內的查詢。

3．統計：根據需要，各子系統能夠統計有關數據并能夠打印。

4．打印：各子系統能夠打印出有關數據報表和統計報表。

5．系統維護：各子系統維護模塊具有修改口令管理、系統庫維護、數據整理、系統后備和系統恢復等功能。①口令管理。口令共有五種類型，供不同的人員使用。他們是數據庫錄入人員、數據維護人員、一般用戶、部門經理和經理特權。除特權用戶外，各用戶只能使用自己權限內的操作。②系統庫維護。該模塊可以對各子系統的數據庫進行管理。③數據整理。根據條件將數據分類處理。④系統后備。將數據庫的內容備份到軟盤。⑤系統恢復。將數據庫從軟盤驅動器恢復到系統。

（三）人力資源管理信息系統的性能要求

人力資源管理信息系統經過詳細的系統分析和設計，確定為非實時性系統，至少應該滿足以下系統性能要求：

1．可操作性

本系統的操作人員是公司的管理人員，而非計算機專業人員。為使系統有效地發揮作用，要求系統容易理解，操作簡單方便，上機培訓量小。因此，人機界面的設計宜采用第三代界面，即面向窗口的點選界面。該界面窗口、圖標、菜單與指示器四位一體，形成桌面的概念，可為用戶帶來以下種種便利：①能同時顯示不同種類的信息，使用戶可以在以下幾個環境中切換而不丟失幾個工作之間的聯系，窗口能夠讓用戶自如地執行許多通信型和認知型任務。②用戶通過下拉式菜單可以方便執行控制型和對話型任務。③引入圖標、下拉式菜單、按鈕和滾動條技術，可以大大減少鍵盤輸入，對那些不精于打字的用戶無疑提高了交流效率。

2．安全性

本系統所處理的數據都是十分重要的，不能隨意存取和改變，因此必須對系統數據的存取和改變進行嚴格的控制，對系統數據進行有效的保護，以杜絕對數據的非法操作和防止計算機病毒的破壞。當使用本系統時，系統先進行用戶識別和鑒定，可讓用戶輸入標識或口令進入各子系統。對獲得上機權的用戶要根據預定好的用戶權限進行存取控制，保證用戶只能存取他有權存取的數據。

3．可維護性

系統的變更要簡單易行。一個應用系統由于需求和環境的變化以及自身暴露的問題，在交付用戶使用后，對它進行維護是不可避免的，而軟件維護的費用是比較高的。因此在該系統開發的全過程中，始終要注意軟件的可維護性。

4．可靠性

要求系統在發生故障或輸入數據不合理的情況下，有較高的抗干擾能力和控制故障的能力，以免系統發生停頓或遭到破壞而影響工作。

三、結束語

管理信息系統的建立是一項耗費大量人、財、物的工程，必須遵循當今軟件工程的一些科學方法。在人力資源管理信息系統建立以后，需要進行人力資源管理信息系統的日常運行管理與系統維護，這些都是長期的工作，應該有專門的技術人員負責。當建立的管理信息系統不能再滿足現實的需要時，需要對系統進行改進和擴充。

參考文獻

[1]《人力資源開發與管理》，余凱成主編，企業管理出版社

[2]《人力資源開發與管理》，張德著，清華大學出版社