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摘要：本文從醫院基建檔案管理工作定位、內容及其在醫院建設中的作用三個方面探討了基建檔案管理要點，在把握要點基礎上，提出建設單位、總包及監理單位在基建檔案管理中的職責擔當和具體舉措，對做好醫院基建檔案管理工作具有積極的現實指導價值。

關鍵詞：醫院基建檔案；管理；實踐

基建檔案是以獨立工程項目為對象，將工程建設過程中形成的文件資料匯集。隨著我國醫療衛生事業的快速發展以及醫療機構基礎設施建設投入的增加，大量基本建設項目陸續開工，形成了大量具有保存價值的基建檔案。做好醫院基建檔案管理，尤其是重點項目的檔案管理值得研究和探討。

1醫院基建檔案管理工作定位

基本建設項目檔案（簡稱“基建檔案”）是指包括基建項目提出、可研、決策、設計、施工、竣工等全過程形成的、具有保存價值的文字材料、圖表、聲像材料等歷史記錄。醫院基建檔案是基建工程項目維護、管理、改擴建的重要現實依據。

1.1主要依據及原則

醫院基建檔案管理依據的標準、規范有《檔案法》《建筑工程資料管理規范》（JCJ/T185-2009）、《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》（檔發〔2016〕11號）、《建設項目檔案管理規范》、（DA/T28-2018）、《建設工程文件歸檔整理規范》（GBT50328-2001）等。

1.2管理內容及范圍

醫院基建檔案涵蓋了勘察、設計、施工、總包、監理及第三方檢測等參建單位在基建項目建設過程中形成的具有保存價值的文件資料。

1.3責任劃分及協調

基建項目參建單位眾多，既有建設單位，也有總包、分包單位，還有監理單位和第三方檢測機構等，明確各方主體職責，有利于建立健全基建檔案管理責任體系，提升基建檔案管理效率。根據《建設項目檔案管理規范》規定，應由施工單位向建設單位移交項目文件資料。實行總包項目的，由總包單位負責總包范圍內項目文件材料的收集、整理、歸檔組織協調；分包單位負責分包部分項目文件材料的收集、整理、歸檔，并由總包單位審核。監理部門負責監理范圍內文件材料的收集、整理，并向建設單位移交相關監理資料。建設單位則負責基建工程項目前期準備、竣工驗收等階段文件的收集、整理、組卷，并協調其他參建單位做好相關項目檔案移交工作。

2醫院基建檔案的作用

2.1有利于基建設施盤活

醫院基建檔案作為醫院檔案管理體系中的重要組成部分，其重要性不言而喻。通過基建檔案中相關基建數據分析，可為相關基礎設施的改建、擴建提供重要參考，讓醫院管理者能夠更加有序地做好現有基礎設施的高效運轉管理，避免醫療設施閑置或浪費，以及醫院基礎建設的重復和盲目建設。

2.2有利于基礎設施維護

醫院基建檔案包括了醫院基礎設施項目建設中的各種原始資料及信息內容，這些信息內容涵蓋了有關基礎設施項目的立項、設計、規劃、竣工驗收和日常維護等，以及在基建設施建設及運營管理過程中形成的大量文字資料、圖像資料等，為基建項目后期的運營維護提供詳實可查的設計參數及竣工驗收資料等，通過基建檔案信息資料的查詢利用，可為基礎設施維護提供重要的依據和參考。

2.3有利于控制建設成本

醫院基建檔案詳細記錄了醫院發展的歷史面貌，如工程投資預算、合同、合作洽談記錄、項目監理等，這些數據信息不僅可以為后期總決算提供依據，也為項目審計提供現實可查資料，對于控制醫院基礎設施建設成本，提高建設資金利用率具有積極的現實意義。

2.4有利于應急事件處置

醫院，特別是大中型綜合醫院是人員密集場所，是一個地方安全管理及其應急事件處置的重點單位。在醫院應急預案制定、應急預案實施及應急事件處置過程中，都離不開基建檔案。

3醫院基建檔案管理工作的主要環節

3.1基建項目開工之前的約定

基建項目開工前，應明確將基建項目歸檔套數及基建項目檔案驗收標準寫入招標文件，尤其是一些特殊要求的，應在合同簽署或招標文件擬制中注明，為建設單位歸檔提供法定依據。

3.2基建項目開工初期的培訓

基建項目開工初期的主要任務是做好參建單位有關基建項目檔案管理領域的業務知識培訓，在圖紙會審、設計交底時，組織參建單位按照事先簽署的合同規定和要求，加強基建項目檔案歸檔要求、標準、范圍、渠道及流程等業務知識培訓，并將該項目檔案驗收標準印制成冊，交由參建單位，提前做好檔案管理準備工作。基建項目周期長，在撥付工程預付款前，邀請監理單位一道審核分部分項劃分表，提前做好預立卷各項準備工作。

3.3施工至竣工驗收前的協調及預立卷驗收

基建項目檔案管理程序復雜，業務內容眾多，在項目施工建設過程中要經常性地組織參建單位、監理單位，以及第三方項目管理方共同做好施工單位項目資料的例行性檢查，聽取各方檔案管理進展工作匯報，做到“三同步”。當基建項目建設取得城建檔案管理部門出具的認可文件后，應及時做好竣工驗收，通過施工、監理、總包等各方會簽的形式確定歸檔范圍，并完成整個基建項目檔案預立卷、預驗收。

3.4檔案正式驗收前的備案

基建項目工程竣工驗收后，應及時對整個基建項目檔案進行匯總，并按照事先簽署的合同約定或規定，將基建檔案移交一份至所在地城建檔案館進行備案。備案工作結束后，需要嚴格按照建設主管部門關于項目檔案建檔歸檔的要求，組織人員對基建項目檔案進行驗收、審核，并于工程款結算前做好整個基建項目檔案的完善、移交工作。未完成這項工作的，不能結算工程款。

3.5工程保修期結束前的質量控制

基建項目保修期是從項目竣工驗收通過之日起算，在支付相應的基建項目保修款前，應全面復核基建項目各參建方所移交的檔案資料，通過合同管理、檔案交底、備案檢查、協商會商等，做好歸檔基建檔案質量控制工作。

3.6工程項目建設完結時的移交接收

基建工程項目建設完結時，要及時將驗收合格的檔案移交建設單位及檔案館。首先是加強基建檔案人員培訓，保持檔案人員的相對穩定性；其次是建設單位制作檔案樣本，交由施工及監理單位比照收集、制作；再次是合同中明確約定各方責任；第四是檔案人員及時深入項目建設一線，做好基建檔案收集、整理的監督檢查；最后，做好檔案移交驗收，同步移交紙質檔案與電子文檔。

4醫院基建檔案管理實踐對策

明確基建檔案工作定位及主要環節后，應將這些內容貫徹到具體的基建項目檔案管理的實踐之中。

4.1建設單位全面負責

在基建項目檔案管理整個工作中，應由建設單位全面負責。4.1.1編制作業指導書。在基建項目起動時，匯總可能出現的常見問題，編制成作業指導書或指導手冊，通過教程形式指導各參建單位規范整理檔案，保證各參建單位檔案移交時形式上的規范、統一，分類、整理、排列、編號一致。4.1.2提前整理前期資料。基建項目建設周期長，建設單位檔案工作者可在項目開工后先行做好立項、可研報告、勘察測繪、招投標、審批文件的預整理，減輕后期基建檔案驗收時的工作量。4.1.3全面把握施工流程。建設單位作為基建項目檔案的全面負責者，要常態化到工地一線進行走訪，把握項目工序及流程特點，了解各環節所產生的資料文件，組卷時按照施工流程進行科學梳理，保障基建項目案卷間有機聯系，保持基建項目案卷形成規律和特點。

4.2調動總包單位參與

基建項目檔案管理實行“誰形成誰負責”的原則，實行總包的基建項目，應充分調動總包單位參與基建項目檔案管理工作的積極性，負責總包范圍內（包括分包單位）的基建項目檔案的審查及匯總。總包單位應同時要求各分包單位負責其所分包項目資料的收集管理、整理歸檔并適時移交，并定期進行監督檢查，發揮總包單位負責制作用。

4.3注重監理職能發揮

建設單位應將基建檔案管理的相關要求寫入合同，并與監理方予以明確：由監理單位負責監督檢查監理工作職責范圍內的項目勘察、設計、施工等形成的文件資料及整理、歸檔工作的監督檢查；重點要審查好竣工圖制作是否符合規定要求，質量是否達到標準，并就完整、真實、準確性簽署意見。監理單位專職資料員應定期召開調度會，向業主方、第三方項目管理公司及參建方通報項目資料檢查結果，督促整改，充分發揮監理單位在項目檔案管理中的監督職能作用。

參考文獻：

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作者:潘琳 單位:天津市海河醫院