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公文寫作

一、通知的含義、特點和類型

(一)通知的含義

通知是運用最為廣泛的下行文，行政公文和黨的機關公文都把它列為主要文種。

《國家行政機關公文處理辦法》對通知所下的定義為：

適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

《中國共產黨機關公文處理條例》給通知的定義是：

用于黨內法規、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、要求下級機關辦理和有關單位共同執行或者周知的事項。

(二)通知的特點

1．功能的多樣性

在下行文中，通知的功能是最為豐富的。它可以用來布置工作、傳達指示、曉諭事項、規章、批轉和轉發文件、任免干部等等，總之，下行文的主要功能，它幾乎都具備。

但通知在下行文中的規格，要低于命令、決議、決定、指示等文體。用它的規章，多是基層的，或是局部性的、非要害性的；用它布置工作、傳達指示的時候，文種的級別和行文的鄭重程度，明顯不如決定、指示。

2．運用的廣泛性

通知的發文機關，幾乎不受級別的限制。大到國家級的黨政機關，小到基層的企事業單位，都可以通知。

通知的受文對象也比較廣泛。在基層工作崗位上的干部和職工，接觸最多的上級公文就是通知。而且通知雖然從整體上看是下行文，但部分通知(如曉諭事項的通知)也可以發往不相隸屬機關。

3．一定的指導性

通知這一文體名稱，從字面上看不顯示指導的姿態，但事實上，多數通知都具有一定程度的指導性。用通知來規章、布置工作、傳達指示、轉發文件，都在實現著通知的指導功能，受文單位對通知的內容要認真學習，并在規定時間內完成通知布置的任務。

個別曉諭性的通知，特別是通知作為平行文的時候，可以沒有指導性或只有微弱的指導性。

4．較強的時效性

通知是一種制發比較快捷、運用比較靈便的公文文種，它所辦理的事項，都有比較明確的時間限制，受文機關要在規定的時間內辦理完成，不得拖延。

二、通知的分類

(一)指示的通知

這類通知用來指示、布置工作。凡是需對某一事項進行處理、對某問題作出指示，又不適合用命令、決定、指示的形式行文的時候，均可用通知的形式進行辦理。例如《國務院辦公廳關于進一步做好治理開發農村“四荒”資源工作的通知》(國辦發〔1999〕102號)；《國家稅務總局關于實施對設在中西部地區的外商投資企業給予三年減按15％稅率征收企業所得稅的優惠的通知》(國稅發〔1999〕172號)；勞動和社會保障部、國家經貿委、財政部《關于清理收回企業欠繳社會保險費有關問題的通知》(勞社部發〔1999〕36號)。

這類通知跟指示、意見的寫法比較接近。

(二)頒發規章的通知

除重要的法律性文件用命令頒布之外，多數法規和規章性文件，如條例、規定、辦法、細則、實施方案等，都適合用通知頒發。如國防科工委《關于印發〈武器裝備科研生產許可證管理暫行辦法〉的通知》(科工法字〔1999〕215號)、人事部《關于印發〈人事爭議處理辦案規則〉和〈人事爭議仲裁員管理辦法〉的通知》(人發〔1999〕99號)。

這類通知的正文通常十分簡短，如國土資源部等五部門聯合的《關于頒布〈礦產資源儲量評審認定辦法〉的通知》的正文：

為維護礦產資源國家所有權益，加強礦產資源儲量管理，確保礦產資源儲量合理可靠，根據《礦產資源法》，制定了《礦產資源儲量評審認定辦法》，現予。

全文由目的、根據、對象、決定組成。有時還可以更簡短，如《國務院中央軍委關于印發〈中國人民解放軍士官退出現役安置暫行辦法〉的通知》的正文：

現將《中國人民解放軍士官退出現役安置暫行辦法》印發給你們，請遵照執行。

由對象、決定、執行要求組成。

這類通知是復合體公文，被的規章全文附在通知之后，但不作為附件處理，而是正件的組成部分。

(三)批轉、轉發文件的通知

將某一下級機關報來的文件(主要是建議性報告或工作報告)轉發給有關下級機關，叫做“批轉”。將上級機關發下來的文件，或不相隸屬機關發來的文件(主要是指示、意見、通知等)轉發給下級機關，叫做“轉發”。

批轉、轉發文件的通知的正文有時十分簡短，如《國務院辦公廳轉發國家經貿委等部門關于清理整頓小煉油廠和規范原油成品油流通秩序意見的通知》的正文：

國家經貿委等部門《關于清理整頓小煉油廠和規范原油成品油流通秩序的意見》已經國務院同意，現轉發給你們，請認真貫徹執行。

主要由轉發對象、轉發決定、執行要求組成。但這類通知的正文并不總是這樣簡短，如《國務院關于批轉全國物價大檢查總結報告的通知》一文，在批轉對象和批轉決定表述完畢之后，還對時代背景、現實狀況、性質意義、原則要求、基本任務等進行了進行了說明和論述。

(四)曉諭性通知

這類通知一般只有告知性，沒有指導性。其用途較廣泛，機構、人事調整，啟用、作廢公章，機構名稱變更，機關隸屬關系變更，遷移辦公地址，安排假期等，都可使用這種通知。如《中華人民共和國國務院公報》2000年第6號就刊登有三則這類通知，一則是《國務院關于更改新華通訊社香港分社、澳門分社名稱的通知》，另一則是國務院辦公廳關于成立國家信息化工作領導小組的通知。稍前的2000年第1號，刊登的有國務院辦公廳《關于12月20日放假的通知》。

(五)任免通知

任免領導干部的職務，根據職務的重要程度的不同，可分別采用不同的文種，最高可用任免令，其次可以用決定，再次用通知，最低用公布任免名單的方式。由此可見，任免基層干部時。通常用通知。

任免通知，只需寫明什么會議決定，任命什么人擔任什么職務，免去什么人的什么職務即可，不必說明原因。

(六)會議通知

這是一種常見的通知，既可用于下行，也可用于平行。一般包括如下內容：

召開會議的時間、地點以及會議的名稱；

會議的中心議題和主要程序；

對與會人員身份的要求；

對與會人員會前準備工作的要求；

報到時間、地點及聯絡人；

其他需要事先說明的事項。

三、通知的寫法

由于通知的功能多，種類多，寫法彼此有較大的區別，我們在分類時已經有意識地對各種不同通知的寫法作了一些介紹，這里只能概括介紹一些通知寫作的基本方法。

(一)通知標題和主送機關

1．通知的標題

通知的標題一般采用公文標題的常規寫法，由發文機關＋主要內容＋文種組成。如《中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于嚴禁用公費變相出國(境)旅游的通知》。

也可以省略發文機關，由主要內容＋文種組成標題。如《關于印發〈規范國有土地租賃若干意見〉的通知》(國土資發〔1999〕222號)。

規章的通知，所的規章名稱要出現在標題的主要內容部分，并使用書名號。

批轉和轉發文件的公文，所轉發的文件內容要出現在標題中，但不一定使用書名號。如《國務院辦公廳轉發教育部等部門關于進一步加快高等學校后勤社會化改革意見的通知》。

2．通知的主送機關

通知的發文對象比較廣泛，因此，主送機關較多，要注意主送機關排列的規范性。如人事部《關于解除國家公務員行政處分有關問題的通知》的主送機關：

各省、自治區、直轄市人事(人事勞動)廳(局)、監察廳(局)；國務院各部委、各直屬機構人事(干部)部門、監察局(室)：

由于級別、各稱不同，主送機關的稱法和排列非常復雜，這個序列顯然是經過深思熟慮后確定下來的。

(二)通知的正文

1．通知緣由

指示、安排工作的通知，這部分的寫法跟決定、指示很接近，主要用來表述有關背景、根據、目的、意義等。

曉諭性的通知，也可參照上述寫法。如《國務院關于更改新華通訊社香港分社、澳門分社名稱問題的通知》，采用了根據與目的相結合的開頭方式；《國務院辦公廳關于成立國家信息工作領導小組的通知》，采用的是以“為了”領起的“目的式”開頭方式。

批轉、轉發文件的通知，根據情況，可以在開頭表述通知緣由，但多數以直接表達轉發對象和轉發決定為開頭，無需說明緣由。

規章的通知，多數情況下篇段合一，無明顯的開頭部分，一般也不交代緣由。

2．通知事項

這是通知的主體部分，所的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步驟等，都在這一部分中有條理地組織表達。內容復雜的需要分條列款。

曉諭性通知，有時需要列出新成立的組織的成員名單，以及改變名稱或隸屬關系之后職權的變動等。

3．執行要求

指示、安排工作的通知，可以在結尾處提出貫徹執行的有關要求。如無必要，可以沒有這一部分。

其它篇幅短小的通知，一般不需有專門的結尾部分。