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高校畢業生檔案管理范文第1篇

關鍵詞：高校；畢業生；檔案管理

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1005—5312（2012）27—0240—01

一、高校畢業生檔案的內容與特點

1、學生檔案的內容包括：學生個人檔案和學生整體檔案。學生個人檔案指面向學生個體設立的檔案，內含學生本人簡歷和家庭主要成員及社會關系情況、畢業自我鑒定、學期成績、學年評語（或思想品德考核表）、體育登記表、體檢表、家庭情況調查表、入團志愿書、獎懲情況附件等。學生整體檔案是指面向全體學生包容學生個體的檔案，指學籍冊、招生花名冊、學生名冊，證書表冊，畢業證書發放登記表，畢業去向登記表、學科和非學科獲獎情況登記表，增減生名冊，學籍變動系列名冊，紀律、衛生、考勤和日常行為規范達標登記表等。

2、學生檔案材料形成的時間多階段性。學生檔案一般是有季節性或準季節性的。隨著高校事業的發展，高校實行多層次、多形式、多種學制辦學，學生來源不一，學制有長有短，形成的學生檔案材料也不一致。

3、學生檔案具有學生管理工作的重要特點。其目標非常明確，對內，便于加強對學生在校時學籍、業績、思想政治、獎懲管理；對外，則服務于社會，為社會人才系統注入文字信息。

二、高校畢業生檔案管理中存在的問題

（一）畢業生對檔案的重視程度不夠

隨著市場經濟的發展，一些畢業生就認為個人檔案“沒什么用了”，另一些就業于私營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生，更是“遺忘”了自己的檔案，其不知將來政審、調資、出據證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據。

（二）檔案管理不規范

檔案管理部門只照搬規定辦事，沒有形成自己的實施細則和制度，在執行過程中也存在不嚴格現象，收集、歸檔工作被動不及時；另外，建檔干事和輔導員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，導致了檔案內容不全、管理混亂等問題。

（三）檔案管理手段落后

目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。

三、完善高校畢業生檔案管理工作的思路及對策

（一）提高對畢業生檔案管理工作重要性的認識

一是加強宣傳力度，提高畢業生對其個人檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業生宣傳有關檔案的管理知識，要讓廣大畢業生充分認識到，畢業生檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。

二是加強自身學習，提高建（管）檔人員素質。新時期學生管理工作面臨許多新問題，同時也給畢業生檔案管理工作提出了更高的要求。管檔老師要充分認識到畢業生檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，利用好畢業生檔案這一信息資源。

三是要有收藏家的心態，視檔案材料為至寶，及時保管。

（二）加強對畢業生檔案的科學規范化管理

一是要全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業生檔案應重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。

二是要加強收集工作，完善檔案內容。按照學院有關文件精神，結合本校實際制定相應的制度，全面收集學生在校期間的表現材料，注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料。

三是要實行專門統一管理。建立專門的畢業生檔案庫，將所有畢業生的檔案統一整理，分門別類，按照人員班級、系部、專業、姓名等統一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，實行科學、規范的管理。

（三）創新檔案管理模式，實現現代化管理

采用先進的信息化手段加強畢業生檔案管理，建立畢業生電子檔案庫，實行畢業生檔案網上查詢，提高管理效率和水平。充分發揮網絡優勢，建立畢業生網站、QQ群等，將不屬于個人隱私的檔案內容上網，對需要保密檔案文件信息進行加密處理，對允許閱讀的用戶，當身份鑒別確認后方可進行解密處理讀出相應的數據。用人單位可以通過上網查詢并利用，實行異地信息、檔案的交流、查詢，減少畢業生在學校、工作單位、人才市場多次往返奔跑，使畢業生檔案管理更加規范、有序、方便。

高校畢業生檔案管理范文第2篇

關鍵詞：高校 畢業生 人事 檔案 管理

隨著科學信息技術的迅速發展，如何提高高等學校檔案管理水平，更好地適應新形勢的需求，是擺在各高校管理者面前的新任務，也對畢業生的檔案管理工作提出了新的更高要求。畢業生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學生在校期間的學習、生活以及各種社會實踐的真實歷史記錄。準確、齊全、完整的畢業生人事檔案，是反映大學畢業生綜合素質的重要依據，也是大學生就業及今后各用人單位選拔、任用、考核的主要依據。信息技術的快速發展和現代化辦公設備的廣泛運用，對高校畢業生檔案管理工作提出了新要求，原有的單一的管理模式已很難適應現實檔案工作的發展要求，因此，高校畢業生人事檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。

一、高校畢業生人事檔案管理中存在的問題

（一）平時不聞不問，用時“四面出擊”

高校畢業生在畢業前，學校都要求學生辦理好各種畢業手續，但不少畢業生卻從不過問自己的檔案，畢業后，檔案在什么地方？是在學校、還是在生源地的人才服務機構？學生從不關心。檔案里都應該放入哪些材料，自己手里應該有哪些材料，都不清楚。等到需要用時想起來，我的檔案在哪兒？我報到證在哪兒？我檔案里怎么缺材料呀？等等問題都出來了，這才到處找尋，四處打電話，到處奔跑，查詢自己的檔案，浪費了時間、人力、財力，而且在補辦過程中也給自己造成了不必要的損失。

（二）檔案意識淡薄，檔案存放“五花八門”

隨著高校畢業生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使組織人事政審工作相對減少。一些高校畢業生認為人事檔案沒什么用了，所以使許多高校畢業生想到更多的是趕快通過自我推薦，找到理想的單位就業，對檔案存放沒有過多的考慮，這就導致高校畢業生的檔案存放出現了“五花八門”的現象，有的一直存放在學校長達幾年甚至十幾年，有的放在各級教育部門，有的存放在父母那里，有的存放在曾經打工的單位或人才市場，有的早已不知去向，更多的是跟隨個人“南征北戰”。

（三）一切以就業為先，檔案后續材料“零充實”

由于考錄的公務員和聘用的事業單位工作人員的檔案要交到組織人事部門進行統一管理，所以這部分高校畢業生參加工作后的所有情況會形成材料及時的進入個人檔案。但對于在外打工的高校畢業生來說，由于用人單位對人才檔案要求沒有形成規范化、制度化，只重視畢業證和個人能力而不重視個人檔案，導致高校畢業生也只重視畢業證，而不重視自己的檔案。由于對檔案的不重視，因而也就不管檔案是否健全，再加上材料的收集沒有形成機制，收集也相當困難，致使在外打工的高校畢業生在打工期間沒有檔案材料反映自己的經歷。工作了幾年，甚至更長的時間，到頭來自己檔案材料中只有在校期間的材料，檔案材料的積累沒有因為自己工作閱歷的增長而增加，造成自己人生經歷歷史記錄的缺失。

二、加強高校畢業生人事檔案管理的措施

（一）科學完善檔案的內容

高校要根據本校學生畢業時間，安排時間統一對畢業生檔案材料進行收集、整理。整理時要按照學生檔案的形成特點，即基本情況材料、思想道德素質材料、科學文化素質材料、黨團組織材料、個人信用材料、身體和心理素質材料等進行分類整理，達到內容完整、條理清楚、規格統一、裝訂整齊的標準。同時，要把好學生檔案的最后審核關，審查檔案材料是否缺項，學籍材料是否加蓋教務處印章，行為表現材料是否有學生工作處(部)或團委、學院(系)里的意見和蓋章等，保證每個畢業生的檔案內容完整，手續齊全，真實可靠，既要保證學生檔案內容能客觀地反映畢業生的詳盡情況，為接收單位能夠準確、全面地了解畢業生提供可靠的依據，又要發揮學生檔案在畢業生擇業過程中的作用。依據學生檔案積累的內容，將學籍、行為表現和身體素質等檔案材料，以表格的形式整理出來，豐富畢業生推薦材料的內容，為畢業生聯系工作提供一套客觀、全面反映學生德、智、體、美諸方面情況的綜合推薦材料，以便學生在新的就業形勢下公平競爭，自立擇業。

（二）實施檔案電子化

目前高校網上招生已經完全普及，中學階段的紙質檔案與電子檔案并存已形成，但入學后的大學階段檔案卻大多是紙質檔案，這與畢業生檔案管理信息化、檔案利用社會化的要求極不相符。因此,當前高校學生檔案管理手段必須充分利用計算機技術，學習和借鑒國外檔案管理的先進技術，運用Visual Basic構建的管理系統，實現檔案的錄入、修改、查找、刪除、統計、查詢、預覽、編輯。在畢業生檔案管理中，要逐步實現技術現代化，采用計算機等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質量。

（三）強化檔案管理的服務意識

高校畢業生人事檔案信息化建設的目的是使得檔案信息資源能夠得到充分利用。這就迫切需要盡快建立起高校檔案信息社會化的服務體系。通過不斷強化服務意識，拓寬信息資源的服務領域，促進檔案信息的社會共享，就能夠使檔案信息物盡其用，達到資源共享。創建起社會化服務體系的運作模式。通過成立檔案管理的中介組織，建設市場化服務體系，才能更好地實現檔案信息的應有價值。與此同時，還要加強檔案機構體系的合理設置，建立一支具有檔案理論知識和較高專業素質的現代信息技術專業人才隊伍，管理好和應用好高校畢業生人事檔案，不斷提高服務質量和服務水平，積極探索信息管理新思路，真正做到服務社會、服務畢業生、服務用人單位，讓檔案信息化管理在社會主義經濟建設中起到應有的作用。

三、總結

總而言之，人事檔案作為記錄個人經歷、政治面貌、品德作風等內容的文件材料，發揮著憑證、依據和參考的作用，因此，高校必須及時的、積極的加強畢業生人事檔案的管理，這樣才能夠更好的服務于畢業生的就業。

參考文獻：

[1]王兆宇.高校畢業生人事檔案管理存在問題及對策探究[J].學理論，2011，(12).

高校畢業生檔案管理范文第3篇

關鍵詞：高校；學籍檔案；管理

中圖分類號：G647.24　文獻標識碼：A

文章編號：1673－2111(2008)10－072－03

作者：宗青，湖南財經高等專科學校講師；湖南，長沙，410079

學籍檔案，對于即將走向社會的畢業生來說是極為重要的“信譽卡”，原因在于他記載著大學生成長經歷，思想品德、學習成績、個人特長及身理心理健康狀態等信息。是反映學生綜合素質的重要依據。準確齊全、完整規范的學籍檔案，既是大學生在校學習期間德、智、體、美等方面的真實寫照，又為學生畢業時用人單位招聘人才提供重要依據，而且在畢業生將來步入社會上崗后的定崗、定職、晉級、出國深造等方面發揮重要憑證作用。所以規范高校學籍檔案、建全管理制度是前提。

一、學籍檔案的特點

學籍檔案作為教學檔案管理工作的重要組成部分，是學校對學生在校期間進行管理、考核時直接形成具有保存價值的歷史記錄，它的形成與其它檔案的形成有著很大的區別。

(一)、學籍檔案形成的周期性

學生在校的活動形成了學生檔案，學生檔案的形成周期與其它檔案的形成有許多不同之處。例如：文書檔案整理規定跨年度的文件，除年度計劃、總結等文件外，原則上不允許組在一個案卷中；科技檔案的整理要求以一個項目、課題等為對象，組成若干案卷，卷內文件形成時間不受年度約束；教學檔案整理則要求，以一個學年度為單位進行歸檔。而學生學籍檔案作為教學檔案的組成部分，其形成周期又有自身特點，每個畢業生的學籍形成周期是從學生入校起至畢業為止四年的連續記錄，因此學籍檔案形成是有它自身的周期性。

(二)、學籍檔案內容的廣泛性

學籍檔案的內容與其他檔案有很大的差異，它不但反映了學生的個人情況，而且反映了院(系)常規教學和管理情況，其涉及面是廣泛的，涉及內容是多樣的，具有廣泛性。例如：文書檔案中多項內容不允許組在一個案卷中，而學籍檔案的內容包括學生在校四年各門課程的學業成績、獎懲情況、學籍變動情況、畢業資格審核、個人基本情況以及家庭基本情況等。

(三)、學籍檔案電子文件與紙質文件的共存性

院(系)學籍檔案的管理通常采取紙質檔案與電子檔案共同管理的形式，也就是采用雙軌制。雙軌制管理的好處在于能夠從大量原始文件中快速地調閱所需的內容，大大提高了學籍工作的管理效率，檢索速度和查準率。

二、目前高校學籍檔案管理的狀況

學籍檔案作為學校檔案的重要組成部分，也是學校檔案中所占比率較多的一部分，它真實的記錄了每一位學生在學校的成長歷程。然而，不少高校的學籍檔案管理手段還相當滯后，很難適應當前形勢發展的需要。主要表現在以下幾個方面：

(一)、原始學籍檔案的信息數據不完整，整理不規范。

學生畢業前學籍檔案大多由學生所在班級的班主任老師負責填寫、保管，個別班主任的檔案記錄不規范，有的使用圓珠筆、鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；有的未按要求填寫，經常出現缺欄、少目現象，使學籍檔案不能準確、完整地反映真實情況；同時，由于信息登記不完整，提供資料欠準確：容易造成同名同姓學生的檔案混亂；給畢業生辦理檔案時引起麻煩。還有的高校原有學籍檔案的檢索工具僅僅是手工抄寫制作的案卷目錄，且由于學籍檔案數量太多，有的沒有制作相應的全目錄，因此，一旦查閱檔案者記不清楚確切的畢業屆次、班級時，僅靠記憶檢索，就猶如大海撈針，花費了大量時間也不一定能找到，大大影響了檔案的查全率、查準率、給查閱者和檔案員帶了一定困難。

(二)、檔案材料內容空泛，不能真實反映學生綜合素質。

集中體現在畢業生鑒定和平時考核方面，內容平淡空洞，評語格調一致，缺泛個性特點。由于畢業生檔案材料的內容只記載其在校學業、成績及政治表現，而他的社會活動能力，組織創新能力等綜合素質方面的材料卻沒有反映。而這些內容恰恰可以從某種程度上反映學生的綜合能力和素質，也正是用人單位所需要了解的重要情況。

(三)、檔案使用效率低，轉遞較為混亂。

一方面雖然絕大部分高校學生檔案室配有計算機，但沒有一套完善的管理系統，畢業生材料沒有全部輸入進去，其作用難以真正發揮。另一方面，目前高校畢業生檔案基本上是落實具體單位之后才能將檔案轉遞出去，在這些轉遞過程中，難免會造成檔案遺失現象

(三)利用現代化技術進行開發利用的程度很有限。主要表現在國家實施電子注冊制度之前相關的學籍檔案管理，屬非公開上網范圍，但實際操作起來有諸多的困難：

其一，1994年《分類法》頒布之前，高校檔案管理沒有統一標準，涉及學籍檔案管理材料的管理潛在著不規范的可能；由于歷年的招生與錄取名冊、學生學籍表、成績表等的填寫以手寫體居多，多年來經手的人眾多，書寫難以規范，其中涉及的數據繁復，表格規格多樣，要對這些材料進行電腦管理并非一蹴而就。

其二，紙質與磁性介質材料的收集脫節。辦公自動化的條件下，教學部門定期對在校學生成績進行計算機著錄，待學生畢業后形成一份完整的紙質材料移交給檔案部門，由于受到技術維護、保密措施、病毒預防等因素的制約，歷時幾年后與紙質材料相匹配的磁性載體其完整性、安全性難以保障，故不同載體要達到同步、完整收集有一定的難度，這在客觀上影響了檔案部門現代化管理的進程。

三、網絡招生對學籍檔案的影響

目前高校遠程網上錄取或局域網錄取，與傳統的招生錄取方式相比，考生電子檔案建立以及被網上錄取考生的紙質檔案的管理方面存在較多混亂，表現在以下方面：

一是考生電子檔案所反映的內容不夠清晰有效，有的指標表達的含義對高校老師而言還存在理解上的困難。

二是電子檔案中的“考生評估”一欄填寫的內容不真實，有的省份填寫認真，有的省份則只有“正常”“合格”等字，有的省份干脆是空白。

三是被錄取考生紙質檔案建檔、寄發存放混亂。過去，開學后全部學生檔案都能到齊，便于對考生進行復查。實行網上招生后，紙質檔案寄發變成多途徑，有的是考生自己帶到學校，有的是由招生辦寄發，有的省份僅送一張錄取學生電子檔案光盤到高校了事，給高校學生學籍的檔案管理帶來了很多不利的因素。

四、規范學籍檔案管理的對策與措施

高校學籍檔案管理工作是一項繁、雜、重的工作，隨著辦學規模的擴大、專業設置和學生人數的增加，原來的學籍管理體系已不能適應高校發展的要求。因此， 運用先進的信息傳播技術建立一套完整的、規范的學生學籍信息資料管理系統，以便快捷地錄入、統計、查詢、檢索學生的各類信息，及時了解學生的學習情況，使不同校區、系部的分級管理達到資源共享，協同管理，實現管理信息化、規范化和科學化。筆者認為學籍檔案的管理機制應根據高教改革的發展趨勢和高校學籍檔案管理的需要，對學籍檔案的管理可從以下幾個方面考慮予以規范：

(一)、加強對學籍檔案的基本管理。

1、增強檔案意識，健全規章制度。增強全員檔案意識是搞好高校學籍檔案工作的重要保證。可采取編制《檔案法學習材料》組織全校師生學習，進行檔案法知識競賽，在簡報上開辟檔案知識欄，以定期介紹檔案小知識等手段提高全員檔案意識，同時健全檔案管理制度，使檔案工作有明確的崗位目標責任制。

2、抓好各個環節，規范檔案管理。從學生一進校起就要把新生的各類表格、卡片進行統一保管。筆、字、項目、頁碼、組卷、裝訂、檢查、轉遞等都必須統一規范。

3、采取計算機檢索，提高利用率。學校檔案室應購置專業的檔案管理軟件將學籍檔案的案卷級、文件級條目全部錄入計算機，借助計算機查閱學籍檔案，以提高檔案利用的查準率和查全率。并可采取以下構想：

(1)網絡版學籍管理系統的構想。根據當前高校學籍檔案信息管理的發展趨勢，以及本校跨校區延伸管理和二級學院分級管理的實際情況，可建立網絡版學籍管理系統的構想。它由學籍信息管理、成績信息管理、教研室成績報送、信息查詢等幾部分組成。該系統從學生入學、在校期間到畢業發證等全過程實現“一條龍”學籍檔案信息化管理。

(2)學籍信息管理模塊的構想。學籍信息管理模塊不但可以批量錄入數據，而且可以從招生庫等其他數據庫導入相關學生資料，按不同校區、系所、專業、學制編班編學號，建立全校學生的基本信息數據庫。可以根據不同條件快捷地查詢各年級、各專業的學生情況，并進行學生休學、復學、留級、退學等學籍異動管理。學生基本信息庫里的資料可以和國家教委的“普通高等學校學籍學歷管理系統”的相關數據進行導入、導出處理。

(3)成績管理模塊的構想。成績管理模塊把過去的成績庫、補考成績庫、重修成績庫等合并成網絡版的成績庫，庫里有學號、姓名、分院、系所、培養層次、班級、專業等字段，可供查詢學業成績用。在滿足不同的條件下，可以統計不同年級、不同專業的學業成績、年級排名，各種數據報表的統計、制作、打印等。

(4)成績報送。各科考試完畢，相關教研室登陸校園網上的“學生綜合信息管理系統”，錄入學生成績并進行試題分析、打印學生成績頻數圖及成績冊，同時將考試成績從網上“提交”給學籍管理科，學籍管理科審核后，再將成績“提交”到學校學生總成績庫，有關人員即時可在校園網各終端機上查閱學生的考試成績。

(5)學籍信息資料查詢。各終端用戶，如不同校區，二級學院、教研室及相關人員可以根據操作權限在校園網上查詢在校學生人數、學生的個人資料和各科成績；學生可以通過校園網查閱并校對自己的學籍資料，查詢各科學業成績；學生的在學成績單、學生證、考試證和學籍卡等可以打印出來；二級學院、政治輔導員可在校園網上查閱學生的補考、重修人數、考試成績、平均成績、打印學生成績冊等。學籍信息管理系統的應用，可以避免數據錄入過程的人為誤差，減少重復勞動，提高工作效率。同時，它與其他的教學管理系統實現資源共享，實現教學管理規范化、信息化和科學化。

(二)加強網上招生檔案的管理。

1、制定相關規定，明確考生檔案管理的政策要求。招生辦必須在每次考生建立電子檔案的同時，建立紙質檔案；被錄取的考生檔案中，應包括電子檔案和紙質檔案；被錄取考生的紙質檔案一律由招生辦歸中管理。

2、保證考生檔案填寫內容的真實性與檔案內容的完整性。考生紙質檔案歸檔項目要統一規范，全日制、函授生、自考生層次教育的檔案都應歸入紙質檔案，內容包括畢業生登記表、考試成績登記表、學生評估表、獎懲情況等，對已參加工作考取大學的考生檔案還應包括其中工作期間的檔案材料。

3、各招辦應承擔學生紙質檔案寄發職責，確保考生檔案的安全性與及時性。為保證數據的完整和防止篡改，檔案部門對檔案要定期備份。

4、各校應盡快建立紙質檔案與電子檔案相結合的學生綜合檔案管理模式。要確保考生紙質檔案能及時準確到位，沒有到位的考生紙質檔案要及時向考生所在招生辦催交；為便于今后查閱，必須對考生電子檔案信息刻錄成光盤。

(三)、加強檔案干部隊伍建設，提高檔案工作人員素質。

高校畢業生檔案管理范文第4篇

關鍵詞：高校畢業生 就業檔案 原則 措施

注：本文系浙江傳媒學院校級立項課題“論如何利用高校檔案資源建立畢業生就業檔案”（項目編號：11JY004）的研究成果。

近年來，隨著高校的擴招，畢業生日益增多，高校畢業生就業問題成為社會關注的焦點。如何增強大學生就業能力，提高高校大學生就業率，建立系統完善的高校大學生就業檔案，準確反映高校大學生就業動態，就成為時下高校應當關注的重點。高校畢業生就業檔案是高校檔案資源庫中的一部分，建立完善的高校畢業生就業檔案需要充分利用現有的高校檔案資源，充分發揮其在建立系統完善的高校畢業生就業檔案中的作用。

一、目前高校畢業生就業檔案的現狀

目前，高校中就業檔案并不完善，存在諸多問題，主要有以下幾方面：

1.高校就業檔案管理工作管理人員專業化水平不高，主要體現在就業檔案意識薄弱、業務水平不高等方面

高校畢業生就業檔案是一個系統的工程，包括諸多環節。但目前高校中，大多沒有專業人員管理畢業生就業檔案，就業檔案的管理基本由學生工作辦公室的輔導員。在畢業生就業方面，輔導員往往只關注就業率，缺乏建立畢業生就業檔案的意識，認為畢業生已走上工作崗位，建立就業檔案的意義不大。另外，輔導員本身還兼有其他方面的工作，由于時間和精力有限，所以很難做到建立系統完善的畢業生就業檔案。在有些高校中，即便有專門人才管理畢業生就業檔案，但這些人員大多是中途轉行，沒有經過專門培訓，對畢業生就業檔案缺乏深刻認識，甚至將畢業生就業檔案僅僅理解為收集和保存，沒有充分認識到畢業生就業檔案的價值。

2.高校就業檔案管理制度建設不完善，利用率不高

目前，許多高校把教書育人和提高教學質量作為一切工作的中心，忽視了畢業生就業檔案的管理。國家雖然出臺了《檔案法》等相關法律措施，但每個高校都有自身的情況，很難做到具體問題具體分析。高校中沒有系統的制度規定和指導建立畢業生就業檔案。多數高校的畢業生就業檔案管理工作沒有有效的程序、規章制度和政策措施，使得畢業生檔案工作出現了許多問題。在目前大多數高校中，畢業生就業檔案分散于高校的各個二級學院乃至學生手中，尚無部門進行統一管理，這導致畢業生就業檔案的利用難度加大，利用率不高。

3.高校畢業生就業檔案缺乏系統性，畢業生檔案工作投入不足

目前，在大多數高校中，沒有一套完整統一的檔案管理應用系統，畢業生就業檔案的管理尚局限在傳統的、手工操作的實體管理模式。畢業生檔案管理人員只是簡單地將畢業生就業檔案裝袋歸檔，這給畢業生就業檔案的綜合開發利用帶來很大困難，限制了畢業生就業檔案整體水平的提高。另外，高校畢業生就業檔案工作經費等投入不足，導致了畢業生就業檔案管理體系陳舊、管理模式僵化，極大阻礙了和制約了畢業生就業檔案的信息化過程。

二、建立高校畢業生就業檔案的原則

隨著高校畢業生的增多及畢業生就業難度的不斷加大，越來越多的高校意識到建立畢業生就業檔案的重要性，畢業生就業檔案的建立應遵循客觀公正、擇優性與特征性相結合及民主參與性的原則。

1.客觀公正原則

高校畢業生就業檔案是高校記錄畢業生去向的重要材料，是高校檔案資源的重要組成部分，對高校的未來發展有著重要作用。目前，許多高校中畢業生就業檔案虛假化現象嚴重，主要表現在兩方面：高校為了提高就業率，故意編造畢業生就業檔案；有部分畢業生為了提高自身競爭力，凸顯就業優勢，在檔案中填寫部分虛假信息，以次充好，這種情況嚴重阻礙了高校畢業生檔案建立。為此，高校畢業生就業檔案的建立應客觀公正，高校應從長遠角度著眼，全面理解畢業生就業檔案的重要性，做到畢業生就業檔案的客觀真實，對畢業生的學習概況、在校綜合表現等做出全面評價，指出其中存在的不足，分析原因，吸取教訓，克服缺點，為以后的就業工作提供可靠依據。另外，高校應加強對畢業生的教育及對檔案的監管力度，做到畢業生就業檔案的準確可靠。

2.擇優性與特征性相結合的原則

高校畢業生就業檔案對畢業生和高校的發展具有重要作用，在整理畢業生就業檔案過程中除了堅持客觀公正原則外，還要堅持擇優性和特征性相結合的原則。畢業生就業檔案是對畢業生的鑒定和評價，是用人單位選拔人才的重要依據。一份好的畢業生就業檔案可促進大學生就業。所以，在建立畢業生就業檔案的過程中，要始終貫徹擇優性和特征性相結合的原則，除了記錄畢業生的姓名、性別、專業、畢業去向等基本信息外，還要全面準確地體現出畢業生的特長、能力差異等個性特征，準確反映出畢業生平時學業水平，在為用人單位提供依據的同時，進一步提升畢業生就業能力。

3.民主參與原則

高校畢業生是就業檔案的對象和主體，建立完整全面的畢業生就業檔案離不開畢業生本身的參與。在有些高校中，畢業生就業檔案完全是學校就業部門一方操作，忽視了畢業生在建立就業檔案中的作用，這種現象不利于提高高校畢業生就業檔案的整體水平。因此，要充分發揮畢業生本身的作用，使其參與就業檔案的建檔工作，參與對自己及同伴畢業生的評價，在看到自身成績的同時，也要通過和他人的比較發現自身的不足，學別人之長補自己之短，以便相互學習共同進步。這種民主參與的方式不但能真實反映畢業生的全貌，同時還能消除畢業生對檔案內容的疑慮，充分體現了畢業生就業檔案的真實性和教育意義，提高了就業檔案在高校中的作用。

三、建立高校畢業生就業檔案的措施

高校畢業生就業檔案是一個系統的工程，不僅需要硬件方面的條件，更需要高校在就業檔案管理隊伍、管理制度等方面的努力和提高。

1.建立專業化的就業檔案管理隊伍

專業化的就業檔案管理隊伍是高校檔案工作發展的基礎。首先，提高畢業生就業檔案工作人員的思想素質。就業檔案管理人員要更新觀念，充分認識到畢業生就業檔案的重要性，不斷增強事業心和責任感，認真對待檔案工作。其次，切實增強畢業生檔案管理人員的業務素質。提高就業檔案管理人員的職業道德，加強操作規范的培訓，熟練掌握高校的相關就業檔案管理制度，明確就業檔案管理的要求。有計劃、分階段地對就業檔案管理人員進行業務培訓，加強其技能，不斷加強檔案隊伍管理隊伍的業務素質，增強檔案管理工作的科學性。

2.制定規范科學的畢業生就業檔案管理制度

制度是工作順利開展的保證，良好的管理制度可以提高工作效率，達到理想的工作效果。在建立高校畢業生就業檔案的過程中，要制定規范科學的畢業生就業檔案管理制度。高校檔案部門要遵照國家《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》等規定，制定一套切實可行、體現檔案工作專業性和科學性，符合實際的畢業生就業檔案管理制度。在制定相關制度時要分工明確，杜絕籠統，責任不明情況的出現，要制定如畢業生就業檔案歸檔制度、數字檔案備份制度、文件保密制度等相關制度，明確畢業生材料的歸檔范圍和操作流程，在歸檔要求上，要對各項內容記載清楚，最后要按規定權限簽字蓋章。做到制度保障畢業生就業檔案的合理運行，提升畢業生就業檔案的整體水平。

3.通過多種手段，實現高效畢業生就業檔案的信息化、數字化

高效畢業生就業檔案的信息化和數字化是時展的要求，更是高效檔案工作的要求。高效畢業生就業檔案要從傳統紙質材料向網絡辦公轉化，充分利用網絡資源建立完整、快捷和便利的高校畢業生就業檔案。

高校畢業生就業檔案的信息化和數字化不是要放棄傳統紙質版材料，而是將紙質版材料信息化和數字化，提高利用率。為達到這一目標，高校滿足硬件設施和軟件設施的要求。首先，要購置現代化的電腦設備、文字轉化器等，利用現代化的技術手段對畢業生就業檔案進行加工、處理，然后通過多媒體技術、網絡技術、人工智能技術等，快速便捷存儲到網絡中。其次，要通過多種途徑，實現畢業生檔案資源的內部共享，可在檔案館內開設多臺電腦，畢業生可憑借自身用戶名和密碼實現具體操作。此外，也可通過網絡在線等服務方式，為需求者提供相關電子資源信息，充分發揮畢業生就業檔案的優勢，提高其利用率，提升高校畢業生就業檔案的整體水平。

在實現高校畢業生就業檔案信息化和數字化的過程中，要特別注意網絡信息安全問題。在開發利用網絡資源的同時，要加強對畢業生就業檔案電子檔案存儲等方面的保護，要及時更新相關硬件設施，定期進行備份，注意更新網絡防火墻等，確保畢業生電子檔案的安全。

高校畢業生就業檔案是一個系統的工程，完整的畢業生就業檔案將極大提升高校檔案管理水平，促進大學生就業。在未來的發展中，高校畢業生就業檔案就會有更大地發展。

參考文獻：

[1]李昕陽. 《努力實踐科學發展觀――扎實推進高職畢業生就業檔案信息資源利用》，機電兵船檔案，2009.6

[2]周冀.《高校檔案管理的觀念更新》，中國檔案，2004.12

[3]牛函娟.《知識經濟背景下高校檔案資源育人淺議》，科技情報開發與經濟，2011.19

高校畢業生檔案管理范文第5篇

通過對檔案管理知識的學習，進一步提高檔案管理人員業務素質水平，樹立服務、安全意識，發揮固有優勢，消除漏洞、彌補不足提高檔案管理水平。針對人員少業務量大，管理業務面廣的情況，在去年檔案分類分柜管理的基礎上，進一步規范檔案管理流程，完成了檔案室由四樓到三樓的搬遷工作，進行了重新整理規劃，從便于管理便于使用入手，將托管檔案進行了重新歸類，具體劃分為高校畢業生、人事、靈活就業三大類，將靈活就業人員、下崗失業人員、按40號文參保人員、企業參保人員統一歸到靈活就人員一大類。并對人員和工作業務進行了定崗定位，形成流水作業，強化互相監督制約機制，杜絕管理及業務上的真空。通過一系列的規范管理使檔案管理工作又上新臺階。截止現在人力資源市場共計管理各類檔案14887份。其中高校畢業生檔案7137份，靈活就業人員檔案7226份，人事人員檔案524份。

1、窗口建設

股室人員在總結工作經驗的基礎上再接再勵，積極參加政治業務學習，端正服務態度，提升隊伍素質和服務水平，努力營造良好的工作氛圍，為廣大求職人員和用人單位提供了熱情、周到、優質、快捷的服務，同時，結合人力資源市場的工作內容和年度目標任務，補充修訂和完善了人力資源市場各個崗位的工作流程和工作規范，確保每項工作做到了程序化，規范化，真正把以制度管人，用制度管事落到了實處，全年工作效率有了很大的提高，業務誠信度更加深入人心，為區域經濟發展提供了必要的人才保障。

2、高校畢業生工作

今年高校畢業生報到注冊工作從7月底全面展開，我們先后分二次從__市人力資源市場接收高校畢業生檔案699份，積極為應屆高校畢業生出具檔案接收證明，審核簽訂三方就業協議，出具以檔案為依據的相關證明，共計為171名大學生辦理了檔案接收轉移手續，為14名人員出具了相關證明，接待檔案查詢530多人次，接待畢業生咨詢1100人次左右。9月份按照__市人力資源和社會保障局《關于開展2015年高校畢業生就業服務月活動的通知》（滄人社字〔2015〕412號）文件精神積極開展就業服務月活動工作，結合2015屆離校未就業高校畢業生實名信息數據核實通知精神，自9月初至11月對我縣2015年屆319名離校未就業高校畢業生實名數據信息進行登記核實。通過查詢戶籍，電話回訪核實、下鄉實地調查摸底，確實弄清了今年離校高校畢業生目前實際就業未就業情況。

3、人事業務

今年在做好原有高校畢業生轉正定級人事工作的同時進一步拓展人事工作范圍和服務對象。又將公安交警大隊、中醫院和縣醫院近幾年聘用人員人事工作納入人事工作范圍。招聘人員全部納入人事，對其人事關系和人事檔案實行集中管理、統一服務。目前共計辦理人事524份。下一步根據單位申請和工作安排逐步擴大聘用人員人事工作范圍，更好地服務于機關事業單位以及人事人員。

4、靈活就業、養老保險轉移接續工作