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本文作者：丁訓華作者單位：常州工程職業技術學院院長辦公室

要轉變思想觀念，增強安全意識

檔案部門要充分利用檔案信息資源優勢，加強館際合作，利用信息技術，走出去為社會提供優質服務;要走市場化的道路，在服務形式和途徑上進行創新，如:開展網上檔案信息查閱，提供網上檔案信息咨詢服務，提高檔案信息服務的質量和效率。檔案工作人員要提高認識，轉變思想觀念，積極參加業務培訓工作，增強檔案信息安全意識和責任心，增強保密觀念和意識。

建立健全各項檔案管理制度

為確保電子檔案信息的安全，必須建立一整套科學、合理、嚴密的保管、保密和利用制度。

1建立電子檔案歸檔管理制度，推行雙套歸檔制

實行雙套歸檔制，即所有的檔案文件通過電子檔案和紙質檔案兩種形式同時進行保存，電子檔案文件存檔時必須進行安全檢查，兩種檔案要保持一致。另，在對電子檔案內容更改的同時注意電子檔案和紙質檔案的相符。

2建立嚴格的保管、保密制度

所有歸檔的電子檔案文件都要進行保護處理。作為存儲介質的光盤、硬盤等，應處于只讀狀態，用戶只能從計算機上讀取信息，不能做任何修改，確保電子檔案信息的原始性。電子檔案文件要定期進行安全性、有效性檢查，一旦發現存儲介質或信息有損壞，應及時進行修復或拷貝。存儲設備更新時也必須制定嚴格的數據轉換辦法，確保數據準確無誤并能在新系統中運行。

3加強電子檔案的提供利用管理

建立便于電子檔案利用的管理系統，同時加強電子檔案利用人權限的管理。電子檔案文件在提供利用時，要防止利用過程中的信息泄密和信息損壞。此外，在向公眾網上傳檔案信息時，要提高安全意識，防止失密、篡改事件的發生。

加強基礎設施建設，保障計算機網絡的安全運行

電子檔案信息安全是以與現代化技術相結合的軟硬件基礎設施來保證的，高質量的電子檔案信息管理平臺，與辦公自動化、政府網、互聯網等系統連通，連接計算機網絡、數據庫管理系統，以實現電子檔案信息管理系統的優化。

1保證載體物理上的安全

電子檔案載體主要有磁帶、磁盤、光盤等。由于這些載體自身的脆弱性，決定了其對保管環境的高要求。所以，我們要為其提供適合的、嚴格的保管環境:將電子檔案存放在無磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕性氣體和溫濕度適中的環境中;存放要避光;做好衛生工作，定期除塵;存放時不要大量堆積、應在盒中直立存放，以防被壓壞，避免磨擦和劃痕;避開磁場和電場、防止有害生物、防止機械震動等。

2做好數據備份和數據恢復工作

備份技術是一種數據安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個非常重要的技術手段。一旦原始數據丟失或遭到破壞，可以利用備份數據把原始數據恢復出來，使系統能夠正常工作，這樣就可避免因文件被毀所帶來的重大損失。數據備份對象為:各類檔案資料目錄數據庫、系統數據。為確保電子檔案的存儲安全，要嚴格執行雙備份制度，即:一套封存，另一套提供借閱。必要時可封存兩套。針對網絡系統的不安全性，要建立數據備份與恢復系統，確保關鍵信息能在計算機和網絡發生災難性故障后得以恢復。

采用先進技術，確保電子檔案信息的安全

我國數據信息安全的保障主要依靠技術的不斷升級，如加密技術、身份認證、防火墻、網絡隔離技術等。

1加密技術

由于電子檔案信息具有的可復制性和部分文檔的涉密性，可采用加密簽署技術，不僅可以避免因電子檔案信息被復制而帶來的危險因素，也可以確保電子檔案信息的原始性，還可以保證涉密性電子檔案信息不被公開，以確保電子檔案信息的真實性。

2防火墻技術

通過在互聯網網關上安置用于阻擋外部不安全因素影響的內部網絡屏障，并分別進行分組過濾與IP偽裝，監視整個網絡內外通信，以阻止黑客訪問網絡，實現內部網的保護功能。

3網絡隔離技術

利用網絡隔離技術就是通過專用的通信設備、專有的安全協議及加密驗證機制和應用底層技術提取并鑒別認證技術，用于隔離有害信息的攻擊。在確立網絡可信度之外及保證網絡內部信息不被泄露的情況下，從而在各級安全網絡間進行數據交換。網絡隔離技術確保了網絡之間數據交換的安全性和可控性，杜絕計算機操作系統與網絡協議的自身漏洞導致的安全風險。

加強專門人才隊伍建設，提高檔案管理人員的綜合素質

隨著檔案信息化進程的推進和現代檔案事業的發展，對檔案管理人員提出了新的要求。由于電子檔案在操作過程中存在很大的隨意性，難免會出現一些失誤，因此，要求檔案工作者一定要樹立風險意識，提高政治素質、職業道德水平，強化保密意識，加強對應用軟件、數據庫管理的維護工作，系統掌握現代化管理知識和檔案專業知識，具備較高的計算機水平和網絡管理技術，努力優化知識結構，以適應信息時代檔案工作的要求。

總之，電子檔案信息管理是一項十分繁雜的工作，我們應根據電子檔案具有的特點，結合工作實踐，做好電子檔案信息的安全管理工作，確保電子檔案信息的真實性、原始性和完整性，從而提高電子檔案信息的安全系數，使電子檔案能夠可靠、安全、可持續地為社會提供服務，更好地造福于人類。