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[摘要]公文主題詞是公文版記要素之一。正確標引便于揭示公文的內容和形式,便于歸檔和查詢,也便于辦公自動化和公文處理的規范化。在實際使用中,卻存在著對標注不重視、標準不統一、標引不規范等很多問題。本文通過對應用現狀的分析,并針對存在的問題及原因提出了相應的解決措施。
[關鍵詞]公文主題詞;標引規范;應用現狀;應對措施
公文主題詞又叫關鍵詞,也稱敘詞,是一些以概念為基礎的,規范化的,具有組配性能,并可顯示詞間語義關系的詞和詞組[1]。是公文中代表其內容和形式特征的、最能說明問題的、起關鍵作用的詞和詞組。目前,作為辦公現代化產物的公文主題詞,在實際標引中,卻存在這樣那樣不盡如人意的地方,使得公文執行效率降低,處理成本提高,同時還影響到對公文的歸檔、管理和檢索查詢,影響公文的實效性和交互性,也不利于公文處理規范化和辦公自動化的進程。
一、正確使用公文主題詞的必要性和意義
公文具有嚴肅性、規范性、程序性和工具性等特點,它是各部門在進行黨政管理過程中形成的具有制度效力和規范體式的文書。正確使用公文主題詞便于揭示公文主要內容,便于公文歸檔管理、檢索查詢,便于辦公自動化和公文處理的規范化。《中國共產黨機關公文處理條例》第八條第十五項[2]229和《國家行政機關公文處理辦法》第十條第十二項[2]241都明確指出,主題詞是公文的組成要素之一,制作公文時,“應按照上級機關的要求和《國務院公文主題詞表》的標準標注主題詞”[2]240。即使是下行文,為便利執行、歸檔和查閱,對其主題詞也應作規范標注。
二、正確的標注原則和要求
作為表達公文一定概念的最小的詞匯單元,公文主題詞是標引公文主要內容和形式的最基本要素[3],是公文版記組成要素之一。為此,國務院辦公廳推出了《國務院公文主題詞表》和使用說明(國辦密函[1994]157號),進一步規范了公文主題詞的制作和使用。國務院標準規定一份完整規范的公文應由眉首、主體和版記三部分構成,三者缺一不可。標注要堅持三原則:一要準,即主題詞的標引對公文的內容揭示要準確,不僅在主題分析過程中對公文主要內容的分析和提煉要準確,而且對分析出來的主題概念轉換成主題詞也要準確。二要全,標引的主題詞要盡量能全面反映公文的主題內容,不能漏標。三要專,即標引的主題詞與公文主要內容的相符程度,一般說來,對于一個公文主題概念只有一個專指的主題詞。這是衡量主題詞揭示公文主題概念精度的一個重要因素。同時規定主題詞不能使用表外詞、不能顛倒順序、不能簡單字面組配。主題詞標引時經常遇到待標的主題概念沒有現成的主題詞可供直接標引,必須先將該主題概念分解成2個以上的簡單的主題概念,然后再分別用相應的主題詞進行轉換。分解時應將主題概念分解成兩個或多個有交叉關系的子概念,或者是有限定關系的子概念,避免字面拆分[4]。
在具體操作中,一份文件的標引,除類別詞外最多不超過5個主題詞,位置在文件的末頁背面的抄送欄之上,要頂格寫;字體要求是“主題詞”和隨后的冒號用3號黑體,主題詞詞目字體可用3號小標宋,或者3號宋體加粗。標引順序是先標類別詞,再標類屬詞。在標類屬詞時,先標反映文件內容的詞,最后標反映文件形式的詞,一份文件如有2個以上的主題內容,先集中對一個主題內容進行標引;再對第二個主題內容進行標引。當詞表中找不出準確反映文件主題內容的類屬詞時,可以在類別中選擇適當的詞標引。同時將能夠準確反映文件內容的詞標在類屬詞的后面,并在該詞的后面加“△”以便區別。另外參照國標規定如在一篇公文中涉及2個文種時,作為轉發、批轉、印發的公文文種,也就是作為附件出現的文種,可以不作為主題詞標注,涉及法規性質的,則應作為主題詞標注[5]33。
三、當前存在的主要問題
遵照國標,相關行業和部門也編制了內部主題詞表,但由于主題詞表的使用從上至下沒有實施細則,加之主題詞的應用、制作又在不斷完善、規范的過程之中,因此在各級公文主題詞應用和制作中出現很多問題,結合工作實際,筆者歸納為3個方面:
1.不標注公文主題詞。主要表現在下行文時,出于標注者主觀上的原因,不進行標引。
2.標注不規范。主要表現一是隨意將標題字面進行簡單組配,二是使用表外詞,三是類別詞、類屬詞順序混亂不清,四是詞目過多等。例一,××市人事局、財政局、紀檢委、監察局2004年文件“關于調整紀檢監察辦案人員補貼標準的補充通知”,其主題詞隨意標注為“調整”、“辦案補貼”、“通知”;例二,××學院2006年文件“關于印發《××學院實行安全穩定責任制與事故責任追究制的規定》的通知”,其主題詞標注為“學院”、“安全穩定”、“責任制”、“責任追究制”、“規定”,也是沒有分析公文主題內容,從標題中自左到右隨意抽出幾個詞進行組配而成。
3.標注不準確。主要表現為對公文分析把握不到位,轉換不全面,抽象出的主題詞不能準確揭示主題的內容和形式。例三,“××市人民政府、××軍分區關于做好2004年冬季征兵工作的通知”一文的主題詞是“軍事”、“征兵工作”、“通知”。根據國標規定,抽象出的類別詞標注為“軍事”是不準確的,它只能作為類屬詞。顯然標注者對規范缺乏了解。正確的應是“國防”、“軍事”、“征兵”、“通知”。
例四,“××市人民政府關于公布第四批取消和第二批調整的市級政法部門行政審批事項的通知”的主題詞是“行政許可”、“取消”、“調整”、“通知”,抽象出的主題詞是不準確的,其作為類別詞的“行政許可”在主題詞表中找不到,正確的應該是“行政事務”、“審批”、“取消”、“調整”、“通知”。
例五,××省教育廳2005年文件“省教育廳關于舉辦××省第二屆大學生藝術節藝術教育科學論文報告會暨2005年××高校藝術教育論壇的通知”的主題詞為“高校”、“大學生”、“藝術”、“活動”、“通知”,正確的標注應該是“高校”、“藝術教育”、“科研成果”、“通知”,錯誤的原因除隨意標題字面組配外,對整個文件的主要內容是沒有全面把握的,文件核心內容主要是強調“藝術教育的科研成果”,“藝術”一詞不存在于主題詞表中,也不能完全代替文件內容的“藝術教育”,“科研成果”這個類別詞沒有抽象出來,簡單的一個“活動”不能說明文件內容,而且“大學生”從屬于高校。標注無疑是不準確的。
四、原因分析
(一)不標注的原因
1.由于主體是公文的主要組成部分,占據版心的大部分位置,主體對公文質量的好壞起著決定性的作用,因此許多人過分強調公文主體的完整性、規范性和用詞的準確性,認為一份公文只要具備公文標題、主送機關、公文正文、附件、發文印章和附注等7個要素,就是完整合格的公文。出于這個觀念,很多人不能清醒地認識公文主題詞在公文制作和檔案管理中的重要作用,忽略了主題詞存在的必要性和重要性,認為主題詞和公文的關系不大,標與不標、標對標錯無關緊要。恰恰相反,缺少了眉首和版記,無論七要素如何完整,行文如何準確流暢,它首先是不完整的公文,就不可能合格和規范[6]。
2.覺得按照主題詞表來標引過于麻煩,或者為圖省事,使得制發的公文只有主體部分,沒有主題詞,或者上行文不得已使用主題詞,下行文時主題詞長期不用或完全消失。
(二)標注不規范的原因
1.標注的主題詞不是在相關的公文主題詞表中選定的,而是根據標注者的意愿,隨便在文件中抽出幾個詞匯來標注。這種情況比較普遍,如例一。
2.也有很多人依據公文的標題,從前向后依次標引。這是產生不規范的主要原因。如例二錯誤的原因是沒有掌握公文的主題內容和主題詞的體系結構,不清楚主題詞的作用和意義,隨意而盲目地把標題完整地搬到后面作為主題詞來標引。很顯然,作為一個學院的下行文也好,上行文也好,“學院”是不能作為主題詞標注的。
3.在實際的標注中,還不同程度地存在標注詞目過多和位置放置錯誤等情況存在,這也屬于標注的不規范。
4.各行業使用各自的主題詞表,在為標引者提供便利的同時,又會因為主題詞表種類多,使標引者不知如何選擇,也是形成標注不統一、不規范的原因[5]34。
(三)標注不準確的原因
1.標注者對文件理解不深,抽象出的主題概念不準。
2.實際工作經驗不足,對主題詞的標注規則缺乏了解,造成標注的主題詞缺乏準確性和一致性,這是造成標注不準確的關鍵原因。如例一,根據國務院公文主題詞表明確規定標引順序是“先標類別詞,再標類屬詞,在標類屬詞時,先標反映文件內容的詞,最后標反映文件形式的詞”的規定,“調整”肯定不能作為類別詞,“辦案補貼”作為類屬詞也不完整,正確的類別詞應為“財政”,類屬詞中作為文件內容的為“辦案補貼”、作為文件形式的應該是“調整”,最后標注作為文種的“通知”。例三、四、五均是標注不準確的典型例子。
五、解決問題的措施及要求
(一)高度重視對主題詞的正確標引
隨著信息社會的飛速發展,各單位對內對外事務的加大,信息量的增加,數據量的增大,公文使用頻率的增強和管理規范化、現代化的要求,各級各單位領導,特別是主管公文制發的部門和工作人員,應高度重視公文主題詞標注工作。
1.主管公文制發部門的領導把主題詞標注水平作為衡量公文制作質量的一條重要標準,并以此評判公文制作者的工作能力[7]127,杜絕標注的隨意性,保證標注的準確性和一致性。
2.制定統一的內部公文主題詞表和標注規則。各單位除參照國務院公文主題詞表和本行業試用的公文主題詞表外,應該根據自身的特色和需要,制定內部通用的公文主題詞,并根據發展和需要,及時增補和刪減詞目,便于單位內部各部門遵照使用。目前一些行業如教育部門等已制定了屬于自己的公文主題詞表。
3.建立先進的內網公文檢索體系。標引公文主題詞是建立機關辦公自動化檢索系統的前提條件,應由各單位辦公室公文制發部門和檔案管理部門聯合,按規范的公文主題詞建立一致、先進的公文檢索體系,有利于在辦公自動化系統上通過主題詞來查找有關主題的文件,輔助領導同志決策,便于各部門工作人員查詢使用。主題詞檢索方法可以彌補分類檢索方法的不足,使檢索更自由,查找跨度更大。
4.加強對文秘人員的培訓。為提高公文主題詞標引的質量和公文的整體水平,各部門應每年定期對各級文秘人員和檔案管理人員開展公文處理業務培訓,使其掌握正確的標注方法,熟悉相關規則和要求,準確規范標注主題詞。如本文例二,掌握該公文的主要內容并參照《國務院公文主題詞表》和《教育部公文主題詞表》(試行)正確的應為“學校管理”、“綜合治理”、“安全事故”、“責任追究”、“規定”。其中“安全事故”、“責任追究”在主題詞表中找不出來,規范的還應在這兩個詞下面加上“△”,并把它加到本單位制定的公文主題詞表中。針對多文種情況,如例二“規定”要標注,否則只標第二個文種“通知”即可。
5.保證文秘和檔案人員的相對穩定性,以保證公文處理的連續性,也是保障公文主題詞標引規范化的有效途徑。
(二)具體工作人員要加強學習,加強責任心,熟練掌握正確標引規范和方法,提高標注水平
1.提高對公文主題詞嚴肅性的認識。對于公文制作者而言,主題詞標注之前,首先應理解公文的主題,即主要內容,不能圖省事隨便從標題中選取幾個詞完事,也不能隨意從文中抽出幾個詞來隨意組合,要在先把握公文主要內容的基礎上參照規范再行標注。一旦標注完成后不要隨意改變。
2.增強公文工作的責任感,提高對主題詞重要性和必要性的認識,各單位公文制作者要把公文主題詞標注工作當作責無旁貸的分內事,把主題詞當作公文的完整要素規范標注,不斷提高標注工作水平[7]128。
3.熟練掌握標引規范,分工負責。公文制作者要熟練掌握國務院、本行業和單位內部的標引規范和要求,嚴格遵照規范要求,認真標注。標引的每個主題詞,必須從公文主題詞表中選用最專指、最恰當的詞或詞組,一般不得采用主題詞表以外的詞或詞組;負責計算機技術的文秘人員應根據主題詞建立文件主題檢索系統,并及時上傳內部網;而檔案管理人員應嚴格按照主題詞對文件進行分類管理。
4.加強學習和積累,不斷提高標注業務水平和工作質量。主題詞標注工作是個系統、繁瑣,又在不斷發生變化的工作,因此,具體的工作人員除了要懂公文制作基礎知識,學習標注規范外,還要不斷加強政治理論、行業管理及相關知識的學習,要加強學習包括辦公自動化、計算機網絡知識在內的先進的科學知識和技能。
[參考文獻]
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