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摘要：從檔案保護的新問題、新理念出發，分析檔案全過程管理流程及其存在的安全隱患，從檔案前端控制、檔案庫房保管、庫外后程監管等方面探索了全過程安全管理理念指導下的檔案保護新模式，以期為新時期檔案保護提供參考。

關鍵詞：檔案保護；全過程安全管理；檔案管理；新模式；新理念

檔案是社會發展的記錄儀，是一種不可再生的“集體記憶”。[1]在現代化社會發展中，信息已成為重要的戰略資源，檔案作為記錄信息的一種載體，實質上已成為社會信息的儲存庫。社會活動運行方式及社會需求的轉變促使檔案形成、傳遞、利用及存儲規律的改變。據此，本文針對檔案保護與管理過程中存在的問題，對檔案保護新理念、新模式、新方法進行探索。

1檔案保護的新問題及新理念

1.1檔案保護的新問題。隨著信息化時代的快速發展，信息保護問題已成為檔案管理領域的關注重點。第一，新時期下檔案保護問題大量涌現。目前，檔案管理面臨著日益復雜、嚴峻的安全威脅，例如檔案價值被過度開發與利用，檔案災害種類增多、災害發生風險增大，檔案利用途徑復雜、安全隱患增多，檔案信息呈現形式及物化載體形式增多，等等，這些因素均會增加檔案安全事件發生概率，使檔案保護存在較大的安全風險。第二，檔案實體與載體形式多樣化。一是檔案保管環境復雜多變，而檔案標準化、規范化管理水平普遍較低，檔案保管設施及保管條件也有待優化，增加了檔案保管的安全風險。二是檔案信息記錄方式與載體形式的多樣性及動態變化特征，加大了檔案保護與管理難度。三是檔案災害與安全事件的發生，導致檔案信息處理方式、工作業態及其應對手段發生了較大改變。四是檔案環境由庫內轉變為庫外，檔案管理流程由庫內保護與檔案修復轉變為入庫前端與出庫后端相組合的安全管理模式。[2]第三，檔案保護理念及學科體系發生了改變。隨著現代科技與檔案信息化建設的快速發展，檔案學科理論、檔案載體、檔案信息的豐富與拓展，使檔案保護學科研究的內涵及范疇發生了改變，檔案保護領域研究的實踐性、理論性逐漸加強。檔案保護學科既體現了設備維護、環境管控、技術改進等內容上的豐富，還體現了較強的綜合性學科屬性。[3]檔案保護在技術層面與實踐層面中的應用豐富并擴大了安全管理、災害處理、技術保護的有效途徑及手段。充分利用新技術、新成果，探索符合時展的檔案保護新模式，對于提升檔案保護效率及質量具有重要作用。

1.2檔案保護的新理念。1.2.1檔案整體性保護理念。檔案整體性保護理念的核心觀點在于：從管理層面出發，健全并落實各項檔案管理規章制度；從思想觀念層面出發，轉變傳統的檔案保護觀念，樹立檔案實體保護與信息安全的檔案安全觀；從實踐層面出發，制定完善的檔案管理標準及保護規范，全面貫徹落實，保障檔案管理及操作流程規范化運行。在規范化指導下，通過實施環境管控、檔案保護、技術與設施保障措施，轉變傳統檔案保護模式，確保檔案信息與實體的完整性與安全性。1.2.2檔案動態保護理念。檔案動態保護理念是指在檔案管理的全過程中實施檔案保護措施，包括檔案的形成、歸檔、保管、利用、轉移等各個環節，均需要采取有效的保護手段。檔案保護的動態性體現在庫房保管方面，需要根據實際情況調控庫房環境，在加強檔案庫房靜態保護的基礎上，優化并擴展檔案庫房保管工作。在把控好檔案前端管理環節的同時，加強檔案利用的后程監管，保證檔案信息與載體的有效性。1.2.3檔案全過程安全管理理念。檔案保護必須確保檔案在全過程管理中的安全性。檔案全過程管理實際上是對檔案進行“接收—保管—利用”的過程，主要包括征集、歸檔、保管、利用、修復等環節。[4]實施檔案保護不僅要確保檔案安全入庫，還應關注檔案利用環節的安全性，保證檔案實體與信息安全。通過整合檔案管理與檔案安全保護工作，為檔案的開發利用提供更好的服務，并在完善的管理標準與規范下實現全過程安全管理目標。

2檔案全過程管理及其存在的安全隱患

2.1檔案全過程管理。檔案安全保護不僅要確保檔案在形成、存儲、處理、轉移、利用等環節中信息的可靠性、完整性、真實性，還要確保檔案信息記錄載體不被損壞。因此，檔案安全保護實質上是對檔案信息與檔案實體雙重層面的保護。檔案全過程管理的目標在于采用標準化的管理方式對檔案形成、征集、歸檔、存儲、遷移、利用等環節實施管理，使檔案管理工作更加規范、科學。檔案全過程管理流程如圖1所示，主要包括前端管理、庫房保管以及后程監管三個階段。檔案全過程管理與傳統檔案管理的區別主要體現在三個方面：①檔案管理目標的優化。檔案工作全過程管理要求確保檔案運作過程中不出現丟失、破損、損毀等安全事件，消除檔案管理工作中潛在的危險因素，及時發現并化解安全隱患，確保檔案運行環境安全、無害。②檔案工作環境的擴展。檔案工作全過程安全管理中，檔案保護工作不僅關注檔案的庫內安全，還關注庫外活動的安全，尤其是庫外環境對檔案實體與信息安全的影響。③檔案工作業態的延伸。檔案全過程管理注重對所有檔案工作業態安全性的保護，包括檔案接收、歸檔、保管、利用、轉移、展覽等所有環節，確保檔案管理整個過程均不發生安全事件。

2.2檔案全過程管理中存在的安全隱患。由于檔案工作全過程管理涉及較多的工作環節，不確定因素較多，可能對檔案安全保護造成不利影響，降低檔案保護工作效率，弱化檔案安全保護功能。目前，檔案全過程管理可能存在的安全隱患主要體現在日常管理、檔案保管與利用等多個方面，具體包括[5]：①檔案日常管理過程中，由于管理人員粗心大意、工作疏忽，檔案監管不力，導致檔案工作存在安全漏洞，存在檔案丟失、損壞等安全風險，例如擅自轉移檔案并將其提供給外來人員。②征集檔案時未嚴格參照檔案管理標準、執行檔案管理相關制度，出現工作失誤，使檔案遭到損壞。③檔案利用過程較為復雜，可能由于各種人為因素而出現檔案缺頁、破裂、字跡褪變、信息失真，甚至發生檔案實體損毀或丟失的情況。④檔案修復過程中，由于修復技術與方法使用不當導致檔案信息無法復原甚至出現二次損壞；破損檔案未得到及時修復，發霉、生蟲等情況未得到及時處理；電子檔案缺少備份及保密措施。⑤檔案保管環境控制不當，致使檔案老化程度加劇，尤其是在不適宜的溫度、濕度與光環境下，霉菌、害蟲大量繁殖，再加上空氣污染的影響，容易使檔案出現字跡變色、紙張發黃、膠片發霉、光盤腐蝕等現象。

3基于全過程安全管理的檔案保護新模式

3.1檔案前端控制的安全管理。3.1.1檔案接收環節的安全保護。加強入庫檔案的管理與保護工作，便于檔案的后期保管與利用。第一，制定并完善檔案入庫標準及檢查驗收制度，確保接收的檔案均滿足入庫質量要求與安全要求。第二，加強入庫檔案的檢查與驗收工作，遵循安全原則、質量原則及科學原則對入庫檔案進行消毒滅菌處理，正確使用檔案消毒設備與方法，做到先消毒、后入庫。第三，檢查與驗收工作完成后，將驗收合格的檔案包括文件目錄、案卷目錄及檢索工具進行入庫處理。3.1.2檔案征集環節的安全保護。入庫檔案的征集是實施檔案安全管理的基礎環節，確保征集檔案的安全性是檔案管理工作順利開展的重要前提。[6]第一，制定并完善檔案征集的安全管理制度，嚴格按照規定執行征集工作。第二，檔案征集過程中，必須確保包裝嚴密，運輸入館時由專人護送、妥善保管，保證檔案的安全性。第三，征集檔案入館后，需及時整理歸檔，將其移交給檔案管理部門。3.1.3檔案整理環節的安全保護第一，檔案整理歸檔過程中必須嚴格按照檔案保護標準及規范，逐卷逐件整理，遵循審慎原則，謹慎處理檔案。第二，確保檔案分類準確、裝訂整齊、目錄清晰、格式一致、編排有序，使檔案內容清晰、規范，便于長期保存。第三，防范人為因素、災害因素引發的安全事件，避免不當操作導致檔案損壞或丟失，減少檔案原件的重復使用，檔案整理工作完成后及時歸檔。第四，對部分檔案進行保護性處理，比如修裱、去污、舒展平整等；對存在潛在安全隱患的檔案做立卷處理；去除具有破壞影響的文件裝訂物。

3.2檔案庫房保管的安全管理3.2.1配備檔案安全保護的設備設施。確保檔案庫房保管安全的前提是具備完善的安全保護設施，包括消防設備、檔案維護設備、安全監控系統、數字信息安全設施。檔案館安裝的消防系統必須符合國家相關規范，機房、庫房及整理室均應安裝消防滅火系統與報警系統，定期檢查消防系統的有效性與安全性；檔案館還要配備溫濕度調控裝置、消毒設備、除塵設備、通風換氣裝置及空氣凈化設備，安裝安全可靠的檔案密集架與保管設備；檔案庫房配備視頻監控系統和防盜設備，涉密庫房配備信息屏蔽裝置，特殊載體庫房配備防磁設備；配備圖像采集壓縮卡、專用錄音機、掃描儀等檔案備份所需的信息處理設備。3.2.2加強檔案庫房保管的安全防護。檔案保管工作直接影響著后期檔案的利用，因此必須建立完善的檔案庫房保管管理規范及制度，提高檔案保管工作效率，確保庫房保管環節的安全管理工作順利有效開展。具體包括：制定規范統一的檔案庫房安全管理法律法規，規范檔案安全管理制度；建立崗位責任制，明確庫房的檔案安全管理職責，做到責任到人；制定庫房檔案安全應急預案，按照應急預案編制風險檔案，完善風險防范機制。3.3庫外后程監管的安全管理3.3.1檔案利用中的安全保護。加強對利用中檔案的安全管理，以確保檔案信息安全完整，檔案實體不被損壞、丟失。第一，加強對檔案利用場所的實時監控，安裝視頻監控器，防止檔案利用者隨意涂改、裁剪、抽取、折疊檔案，避免利用者向無關人員泄露檔案信息。第二，準確登記檔案利用信息，嚴格按照審批流程為限定使用用戶提供檔案利用服務，建立完善的檔案借用、登記及歸還等制度，嚴格控制檔案原件、復制件的利用。第三，嚴格登記復制或摘錄的檔案信息，不得轉讓或擴散，也不得保管在個人手中，必須由專人妥善保管。檔案管理人員不得私自復制、摘錄檔案，應嚴格按照檔案審批流程經審核批準后才能進行查閱或復制。3.3.2檔案編研中的安全保護。第一，加強檔案編研規范管理，防止因使用不當導致檔案破損或損毀。第二，必須按照檔案安全管理法律規定，嚴格遵循檔案保護技術規范與標準，執行檔案利用與安全管理相關制度。第三，堅持檔案保護原則與利用原則，盡量使用檔案的復制件和數字化備份，減少對檔案原件的重復使用，防止檔案實體在利用過程中出現損傷。[7]3.3.3檔案展覽中的安全管理。檔案展覽過程中，往往由于保護設備落后、工作人員保護意識淡薄、檔案管理不當等因素導致檔案丟失、破損，必須加強對檔案展覽環節的全程保護。第一，制定規范的檔案展覽安全管理制度，規范檔案實體和檔案信息的保護工作。第二，完善檔案展覽場所的安全設備，防止不適宜的光照、溫濕度及空氣環境對檔案造成損壞。第三，注重檔案展覽中的實時保護與全程監控，避免展覽過程中因環境變化、空氣污染、人為破壞、操作不當等原因導致檔案破損、丟失或損毀。第四，制定檔案展覽中安全事件應急方案，確保檔案安全。3.3.4檔案外借中的安全管理。檔案外借或轉遞環節中，必須嚴格按照相關手續檢查外借檔案，規范外借審批流程，確保檔案安全。第一，嚴格禁止利用者長期保存檔案，到達借出期限一律歸還。第二，所有借出檔案摘錄資料及復制件均需要加蓋檔案館公章。第三，利用者不得將檔案私自轉借他人，泄露檔案信息。第四，轉遞檔案過程中必須嚴格按照檔案保密要求，遵守相關規章制度，履行轉遞審批手續，避免檔案損壞或丟失。3.3.5檔案移交的安全管理。通常情況下，具有長期保存價值的檔案需及時移交至檔案館進行保管。第一，及時向借出者催還檔案，對于無法按時歸還的情況進行登記，了解具體原因，在檔案借閱查詢登記簿上詳細記錄催還情況及原因。第二，做好檔案移交準備，全面清查整理所有檔案，確保賬物相符。第三，根據檔案移交要求編制清單，必要時對特殊情況進行說明并附于清單后。3.3.6檔案轉移運輸中的安全管理。第一，遠距離運輸檔案資料時，必須考慮天氣與環境變化情況，避免冰雪、暴雨、霧霾等惡劣天氣及其他突發事件對檔案造成損壞。第二，在檔案轉移運輸過程中，必須嚴密包裝，采用便于運輸的裝載形式和性能好的包裝材料進行包裝，實施全面的安全檢查，避免出現檔案破損或丟失。第三，檔案包裝必須符合國家相關標準及安全保護規范，確保檔案在轉移運輸中完好無損。

4結語

檔案作為原始的信息記錄和歷史記憶，是社會的寶貴財富，開展檔案保護工作至關重要。針對當前檔案管理存在的安全隱患，必須用全過程安全管理理念指導檔案保護工作，以系統、動態、全面的觀點去看待檔案保護，通過加強對檔案前端控制、庫房保管、庫外后程監管等環節的安全管理，建立相對完善的檔案保護模式，以求達到標本兼治，切實保護檔案的目的。

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作者:秦軍艷 單位:修武縣檔案史志館