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【摘要】內部控制對保證企業經濟活動有效進行起著十分重要的作用，一個合理完善的采購內部控制制度的落實已成為實現企業降低成本、保證企業利益最大化的重要條件。文章從分析采購業務內部控制制度的必要性入手，強調了采購業務內部會計控制的基本制度并對制度的流程進行了設計，對完善企業采購業務內部控制制度提出了新的看法。

【關鍵詞】企業；采購業務；內部控制

近年來，因為采購環節內部控制不得當、不嚴密而產生貪污、受賄、浪費的案例不勝枚舉，缺乏透明度的采購過程，產生了“以權謀私，暗箱操作，弄虛作假，收受回扣，跑冒滴漏”等問題，導致企業采購物品質次價高，資金使用效益低下，故加強采購環節的內部會計控制，刻不容緩。

1采購業務進行內部控制的必要性

采購，是指單位為了滿足物品（原材料、固定資產、辦公用品等）或勞務（技術、服務等）等需要進行的各項經濟業務活動。在社會化大生產的環境下，任何單位要維持正常的生產或經營，都必須進行采購經濟業務活動，可以說，采購是各單位經濟活動中最頻繁的、最常見的表現形式之一。內部會計控制是實施企業內部管理一個重要的組成部分。在采購業務的過程中內部會計控制的目標是：合理經濟的進行各種采購業務；支付款項后獲得相應的物品或勞務；合理揭示企業應享有的折扣、折讓；及時支付款項，維護良好信譽。所以在采購過程中恰當地運用內部會計控制，有利于減少疏忽、錯誤及違法、違規行為，促進企業健康發展。

2采購業務內部會計控制的基本制度

為了充分發揮采購業務內部會計控制的作用，實現控制目標，應針對采購業務的內容，設計以下采購業務內部會計控制的基本制度。

2.1不相容職務分離

在采購業務中，需要適當職務分離的有：

（1）物品或勞務需要部門，不能同時擔任采購職務;

（2）付款審批人和付款執行人不能同時辦理尋求供應商和索價業務;

（3）物品的采購人不能同時擔任物品的驗收工作;

（4）物品的采購、儲存和使用人不能同時擔任賬務的記錄工作;

（5）接受各種物品或勞務的部門或主管人，適當地同賬簿記錄人分離;

（6）審核付款人應同付款人職務分離;

（7）記錄應付賬款的人不能同時擔任付款業務;

2.2正確的授權審批

對于采購循環，一般應予以關注的控制審批要點包括：

（1）企業的生產計劃部門一般會根據顧客訂單或者對銷售預測和存貨要求的分析來決定生產授權；

（2）企業對資本支出和租賃合同通常會特別授權，只容許特定人員提出請購；

（3）采購合同的簽訂需經有關授權人員審批；

（4）采購款項的支付應經有關授權人員審批；

2.3訂貨報價控制

訂貨報價是采購業務中的核心，其中對供應商的選擇又是保證所購物品成本和質量目標實現的重中之重，控制措施有：

（1）定期審查供應商的基本資料，如產品價格、質量、供貨條件、信譽、售后服務以及供應商的設備狀況、技術水平和財務狀況等，為企業采購決策提供可靠信息。

（2）對所有潛在供應商應就其質量、技術、財務狀況的可行性進行調查。調查內容包括：企業采購業務內部會計控制探討設備、工藝能力、質量記錄、運輸記錄、勞動力情況、成本結構、財務狀況、售后培訓意向。

（3）對于一般和重要物品或勞務采購，應建立由采購、技術等部門參與的比質比價體系，綜合考慮價格、質量、供貨條件、信譽和售后服務等。

2.4充分的憑證和記錄

為實現采購業務內部會計控制目標，企業應建立以采購申請、經濟合同、驗收、入庫單和結算憑證為載體的控制系統。

2.5稽核和監督評價

通過對采購業務的事前分析與評價和事后稽核、檢查和監督評價采購業務的正確性、合理性起到把關、驗收的作用。

3采購業務主要流程及其控制

采購業務需要由供應、采購、驗收、財會各部門共同協助完成。

為了充分發揮采購與付款的內部會計控制的作用，實現采購與付款的內部會計控制目標，應對企業主要的采購與付款業務流程進行具體的內部會計控制。

3.1請購

提出物品和勞務的需要是采購環節的開始，企業可以根據不同的需要制定不同的請購制度。

其中還包括詢價并確定供應商。由企業指定的詢價人員對擬采購的物資進行供應商查詢,查詢內容包括供應商的價格、質量、可享受的折扣、付款條件、交貨時間和供應商的信譽等,采購詢問比較清楚后,交由授權的主管人員對《請購單》或《訂貨單》進行二次審批,確定供應商。

3.2采購

無論何種需要的請購，采購部門在收到經過審批的請購單后都必須作出以下三方面的決定：應訂購多少；向誰發出訂貨單；什么時候發出訂貨單。

3.3驗收

為了達到控制目的，驗收入庫的職能必須由獨立于請購、采購和會計部門的人員來承擔。

質量檢驗也是驗收工作很重要的一部分。采購物資運抵企業后，首先應由企業的質量檢驗部門對此批物資進行質量的驗收和檢測，檢測的依據是《請購單》或《訂貨單》、《購銷合同》和企業內部質量管理要求，在確認無誤后，質量檢驗部門填寫《驗收單》，并簽名蓋章。

3.4審核

對購貨業務的各種憑證進行嚴格的審查，是保證業務的合法、合理性、內部控制制度的嚴密性的重要手段。

3.5付款

付款這一環節表示采購業務的結束。對于現金支付的交易，為了進一步強化內部控制，還應當提倡根據付款憑證而不是原始憑證支付現金的方式。對于企業采用賒賬方式購買物品時，必然形成債務，由此而引發債務結算業務也必須對此加強控制。

3.6帳務處理

財務部門在收集到采購單據齊全的情況下，應按照《會計核算規定》及時、準確地編制記帳憑證，并將上述支持性憑證（請購單、訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發票，若為進口的還應包括報關單）附在記帳憑證的后面，如資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。每月應根據記帳憑證準確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應付帳款”分類明細帳中。

3.7對帳

財務部門應于每月月末與供應商進行貨款結算的核對。取得供應商對帳單,審核其余額與企業“應付帳款”余額是否一致,在考慮買賣雙方在收發貨物上可能存在時間差等因素之后,企業與供應商的月末余額應保持一致。

總之，內部控制制度貫穿于企業經營活動的各個方面，企業應在采購業務中實施內部會計控制，對請購、審批、簽約、采購、驗收、審核和付款等環節建立標準化的業務處理程序；健全以采購申請、經濟合同、結算憑證、驗收入庫單據為載體的控制系統；加強對請購、采購、驗收、付款關鍵點的控制，實施采購決策環節的相互制約和監督機制。只有這樣，才能有效的堵塞采購業務過程中的漏洞、消除隱患、保護企業財產安全、防止舞弊行為的發生。相信隨著管理層對這項工作重視程度的加深，企業一定會沿著各項制度良性循環的軌道健康發展。

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作者簡介：程新（1972-），女，會計師，主要從事財務管理工作。

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