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數(shù)字化檔案論文范文第1篇

1.城建檔案工作的人力資源薄弱。調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前城建檔案管理的工作人員中僅有48%的本科生，相近專業(yè)的高水平人才僅有38.5%，普遍存在學(xué)歷偏低問題且數(shù)字化、信息化方面的專業(yè)技術(shù)人才不到3%。這就導(dǎo)致很多城建檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、思想觀念和整體水平跟不上日新變化的信息時代的腳步。人力資源缺乏必要的素質(zhì)和活力，直接影響整個城建檔案數(shù)字化及信息化的進程。人手不足，工作量與人員配備不成正比，這必然導(dǎo)致城建檔案工作數(shù)字化及信息化發(fā)展緩慢和滯后，跟不上時展的步伐，更不能為城市的發(fā)展提供優(yōu)良服務(wù)。

2.實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化及信息化的資金條件不足。在一些不發(fā)達地區(qū)，由于資金條件有限，直接導(dǎo)致城建檔案信息化進程中的硬件軟件設(shè)備投入都不足，因為在21世紀(jì)的今天，高配置的計算機、打印機、先進的信息管理系統(tǒng)、掃描儀等設(shè)備室城建檔案建設(shè)中不可或缺的設(shè)備，以及信息管理系統(tǒng)的運行和維護都需要大量的資金支持。而現(xiàn)狀是很多地方在上述設(shè)備的投入中力度不大，沒有引起管理層的高度重視。

3.城建檔案工作前期準(zhǔn)備工作不充分。前期準(zhǔn)備工作是城建檔案數(shù)字化及信息化的重要基礎(chǔ)和基本前提，而現(xiàn)階段城建檔案的前期準(zhǔn)備工作仍存在一些漏洞和不足之處。尤其是在紙質(zhì)檔案的資料不完善、資料質(zhì)量偏低、保存不安全等方面，城建檔案管理的專業(yè)要求較高，因為檔案涉及社會的各行各業(yè)，這就需要擁有較強綜合能力的專業(yè)人員負(fù)責(zé)工作。很多城建檔案部門過于重視文本文件的資料收集，而忽略了視頻、音頻、圖片等電子文件檔案的收集。

二、實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化及信息化的具體措施

1.著力打造專業(yè)城建檔案建設(shè)人才隊伍。首先，要構(gòu)建一個高素質(zhì)水平的人才隊伍。培養(yǎng)一個優(yōu)秀的專業(yè)城建檔案建設(shè)人才隊伍是城建檔案工作的必要條件和前提基礎(chǔ)，只有加強專業(yè)人才隊伍的建設(shè)才能使城建檔案工作有效順利的開展。其次，要嚴(yán)格要求，科學(xué)管理。《南通市城市建設(shè)檔案管理辦法》中提到對于在工作中有“、、”的人員，不僅要給其所在單位和上級主管行政處分，還要上報司法部門追求其刑事責(zé)任。這樣嚴(yán)格的要求，不僅利于人員的管理，更利于城建檔案工作的科學(xué)開展。再次，要強化人才隊伍的專業(yè)素質(zhì)，提升城建檔案數(shù)字化管理技術(shù)。一是要明確工作范圍，工作職責(zé)。江蘇南通的城建檔案數(shù)字化信息建設(shè)包括城鄉(xiāng)建設(shè)規(guī)劃、管理中涉及的圖表、文字、圖片、影音聲像、圖紙等多種形式的承載著歷史記錄的檔案資料。二是要提升數(shù)字化、信息化建設(shè)管理水平。

2.相關(guān)部門要加大對城建檔案工作的資金投入力度。城建檔案數(shù)字化及信息化需要技術(shù)力量和物質(zhì)條件作為支撐，無論是在優(yōu)秀人才的引進和培養(yǎng)、信息系統(tǒng)的開發(fā)，還是先進設(shè)備的引進、系統(tǒng)網(wǎng)站的維護都需要大量資金的支持和維護。因此，相關(guān)部門首先要對城建檔案數(shù)字化及信息機化建設(shè)管理引起重視，要將其納入議事議程并付諸行動，加大其資金的投入力度。以江蘇某城建檔案館為例，管內(nèi)配置了檔案密集架、底圖柜、聲像檔案防磁柜等檔案裝具，并配備2臺服務(wù)器，1TB容量的數(shù)字檔案存儲磁盤陣列，25臺計算機，20臺空調(diào)，10臺去濕機，為該市規(guī)劃、建設(shè)、城建執(zhí)法、解決房產(chǎn)糾紛和房改等工作提供了依據(jù)和憑證。

3.建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案信息。目前我國檔案工作還缺乏一套完整、切實可行的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)則，以此來保證城建檔案的規(guī)范統(tǒng)一以及完善，從而達到資源的充分共享和有效利用。

三、結(jié)論

數(shù)字化檔案論文范文第2篇

先進的網(wǎng)絡(luò)檔案管理方式代替了傳統(tǒng)的紙張式檔案管理，這不僅大大減少了醫(yī)院在檔案管理方面的費用，還給醫(yī)院節(jié)約了空間，而且對于查閱和儲存也可以隨時隨地進行操作，極其便捷，并且還避免了紙張的浪費和打印清晰度不足的問題。數(shù)字化的檔案信息管理，既節(jié)省了人力還對醫(yī)院工作效率有所提高。

二、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的主要問題

（一）張紙存儲和信息儲存同時存在。

在醫(yī)院的醫(yī)療活動和醫(yī)療研究中，大量的會議記錄和研究結(jié)果，都是通過電子文件的形式進行記錄，并在各個科室和部門之間傳遞，這樣大大的提高的醫(yī)院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時，都要進行紙張歸類進行保存。這樣就出現(xiàn)了電子文件和紙張文件同時保存的情況，浪費了醫(yī)院的經(jīng)濟，妨礙了數(shù)字化管理在醫(yī)院中的發(fā)展。

（二）電腦網(wǎng)絡(luò)的安全問題。

電腦網(wǎng)絡(luò)存儲檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點，但是隨著信息時代的發(fā)展，對電腦網(wǎng)絡(luò)有威脅的因素也隨之出現(xiàn)，例如數(shù)字檔案信息可以隨意修改、不穩(wěn)定性、對硬件有所要求等一些問題。網(wǎng)絡(luò)病毒的出現(xiàn)更是對醫(yī)院的數(shù)字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴(yán)重的可能導(dǎo)致整個醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓，對醫(yī)生的工作造成很大的影響。

（三）對數(shù)字化檔案管理認(rèn)識不深。

我國大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)推崇檔案信息數(shù)字化管理多時，但是醫(yī)院的醫(yī)療工作者都還是習(xí)慣傳統(tǒng)的紙張式辦公，把檔案信息數(shù)字化管理當(dāng)成軟任務(wù)，沒有得到很好的重視，借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式，這樣就極大的浪費了數(shù)字化帶來的便捷服務(wù)，還加大了人力的勞動程度，造成了數(shù)字化管理不合理的現(xiàn)象。

三、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理需要注意的細(xì)節(jié)

對于醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理中存在的各項問題，應(yīng)該認(rèn)真對待，組織管理團隊解決問題。在醫(yī)院開展檔案信息數(shù)字化管理時，應(yīng)該做好以下幾個細(xì)節(jié)：

（一）建設(shè)信息系統(tǒng)工程，實現(xiàn)信息共享。

檔案信息數(shù)字化管理，是由一套系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)工程實現(xiàn)的，是一套硬件和軟件共同完成的系統(tǒng)，由整體設(shè)計、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理和網(wǎng)絡(luò)安全等一些軟硬件組成。因為醫(yī)院每天都要產(chǎn)生大量的文字，所以在錄取和存儲文字方面應(yīng)該采取多服務(wù)器、磁盤排列儲存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲存雙備份的解決方案。同時，為了改變提取數(shù)據(jù)率低的情況，應(yīng)該在提取數(shù)據(jù)的設(shè)備上采取觸摸提取方式，通過觸摸的查詢方式能夠及時和準(zhǔn)確的查看醫(yī)院的檔案信息數(shù)據(jù)，這樣還達到了數(shù)據(jù)共享的目的。

（二）數(shù)字管理的橫向性和安全性。

醫(yī)院數(shù)字化的檔案信息管理系統(tǒng)成立后，不應(yīng)該是單方面的接受和信息，而應(yīng)該在這個基礎(chǔ)上建立橫向的系統(tǒng)，同時還應(yīng)該研究出一套安全的數(shù)字化管理方案。數(shù)字化的信息管理系統(tǒng)以電子形式存在，為了保證醫(yī)院學(xué)術(shù)不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進行加密處理，并且在一定時間之后要對密碼進行修改。在醫(yī)院數(shù)字化管理的軟件方面，對于醫(yī)院的機密文件進行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪問和竊取。

（三）醫(yī)院應(yīng)該建立專業(yè)的數(shù)字化檔案信息管理團隊。

由于醫(yī)院檔案員的工作形式和特點，他們長時間處于醫(yī)院的檔案室，遠(yuǎn)離醫(yī)院的醫(yī)療活動，因此醫(yī)院檔案室的人通常都不會參加醫(yī)院的重點醫(yī)學(xué)教育，對醫(yī)院的實時動態(tài)不能及時的把握，在對醫(yī)院編研選題的時候跟不上時間的腳步，可能就顯得不是很實用。這些傳統(tǒng)的弊病就需要醫(yī)院的檔案信息數(shù)字化管理團隊加以改變，這樣的一支隊伍要做到醫(yī)學(xué)的精確把握和動態(tài)的掌控，盡快從傳統(tǒng)的檔案管理模式走向數(shù)字化管理模式。

（四）完善醫(yī)院數(shù)字化管理制度。

數(shù)字化檔案論文范文第3篇

（一）資金投入少。

國家財政撥款是不少地方城建檔案管理資金的主要來源，不同的地方撥款金額不一樣，但撥款不足是很多地方存在的普遍現(xiàn)象。城建檔案的數(shù)字化管理必須要有計算機以及其它輔助設(shè)備，而資金的投入不足導(dǎo)致計算機輔助設(shè)備缺少，無法為城建檔案數(shù)字化管理提供更多的幫助。

（二）數(shù)字化利用沒有形成氣候。

城建檔案數(shù)字化管理中，政府相關(guān)部門是城建檔案利用的主要服務(wù)對象，比如勘察單位、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位等等，但這些單位在城建檔案數(shù)字化應(yīng)用方面存在利用水平低的問題，很多習(xí)慣于利用紙質(zhì)圖文檔案，在實際的城建工作中對數(shù)字化檔案利用不夠。應(yīng)該改變這種現(xiàn)狀，以過去的紙質(zhì)圖文利用服務(wù)方式為依據(jù)，加強數(shù)字化利用服務(wù)，讓城建檔案數(shù)字化利用環(huán)境更加成熟，這才是當(dāng)務(wù)之急。

（三）數(shù)字化管理人才急缺。

城建檔案數(shù)字化管理是一個比較復(fù)雜的過程，這個過程需要管理人員具有多專業(yè)、跨學(xué)科的知識與技能，要涉獵廣泛。在計算機設(shè)備知識數(shù)字化管理中，高素質(zhì)的檔案業(yè)務(wù)人才、熟悉計算機信息技術(shù)的復(fù)合型人才將是管理中的關(guān)鍵。縱觀現(xiàn)實，一些地區(qū)的城建檔案管理者學(xué)歷不高、專業(yè)知識技能缺失，極大地影響了城建檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

二、城建檔案數(shù)字化管理方法

城建檔案數(shù)字化管理一定要有科學(xué)的目標(biāo)和方法，必須從城建檔案管理工作實際出發(fā)，并符合社會對城建檔案數(shù)字化的需求。所以，城建檔案數(shù)字化管理的方法要包括三個方面的內(nèi)容，即規(guī)范的管理體系、完善的基礎(chǔ)設(shè)施、高素質(zhì)復(fù)合型人才。

（一）打造規(guī)范的管理體系。

在建設(shè)城建檔案數(shù)字化管理過程中，一開始就應(yīng)該重視信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，以三個方面的標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范管理，即管理、技術(shù)、業(yè)務(wù)，然后認(rèn)真地落實這些標(biāo)準(zhǔn)，將具體的管理責(zé)任明確到每個管理崗位、每個責(zé)任人，讓城建檔案數(shù)字化管理更加科學(xué)、合理。也可以通過管理條例制定城建檔案數(shù)字化管理措施，以技術(shù)保障細(xì)則、經(jīng)費保障法規(guī)等促進城建檔案數(shù)字化管理制度更加規(guī)范有效。

（二）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

城建數(shù)字檔案館必須通過空間數(shù)據(jù)集成設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施改造，打造空間數(shù)據(jù)庫、形成應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)，以便于為城市的發(fā)展和建設(shè)提供有力的支持。硬件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、系統(tǒng)軟件是三個重要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)內(nèi)容。硬件基礎(chǔ)設(shè)施涵蓋了服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、檔案數(shù)字化處理設(shè)備；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是指檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，和政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)有鏈接的公眾網(wǎng)，將內(nèi)部和外部網(wǎng)站辦公聯(lián)系起來，加強城建檔案館和相關(guān)單位及主管部門的辦公聯(lián)系，運用數(shù)字化加工、數(shù)字資源管理、電子檔案信息收集、信息處理、開發(fā)利用等技術(shù)，全面實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化管理；軟件系統(tǒng)則是按照城建工作實際，開發(fā)、建設(shè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、系統(tǒng)軟件平臺，以促進城建檔案數(shù)字化管理服務(wù)工作順利開展，并通過和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的聯(lián)系，讓數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)傳輸過程實現(xiàn)全程應(yīng)用。城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的前提是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境又包括了館內(nèi)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)等基礎(chǔ)設(shè)施，這些是城建檔案數(shù)字化管理的后推力，我們必須要高度重視。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的復(fù)合型人才隊伍。

數(shù)字化檔案論文范文第4篇

(一)老照片檔案的數(shù)字化利于通過現(xiàn)代技術(shù)快速利用。首先，隨著人們文化需求的不斷提升，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足時展的要求，必須利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，照片檔案數(shù)字化對擴大照片檔案的利用范圍和提高其利用率，起著非常重要的作用，數(shù)碼照片能夠不斷地復(fù)制利用，大大實現(xiàn)其信息資源的共享。其次，數(shù)字化后的照片檔案能夠方便快速地提供利用，改變了過去照片檔案的查找從依靠人腦手工單一途徑檢索的傳統(tǒng)檔案管理模式，跨越到依靠電子技術(shù)進行全方位、深層次檢索的數(shù)據(jù)管理模式。

(二)對老照片進行數(shù)字化處理，有利于老照片的保護。為了更好地保護檔案，檔案部門不斷改善庫房條件，并采取各種措施保護保管珍貴檔案。但隨著時間的推移，照片這種特殊形式的檔案，其自然老化、發(fā)黃、褪色、霉變等時有發(fā)生。所以，單靠改善保管環(huán)境以延長它的自然壽命效果有限，對其進行數(shù)字掃描后，利用數(shù)碼照片替代原始照片的使用，減少了紙質(zhì)照片檔案的使用次數(shù)，延長了原照片檔案的壽命，維護了照片檔案的安全和完整，有利于對老照片珍貴原件的保護。

(三)對老照片進行數(shù)字化處理，有利于老照片的保管。數(shù)字化后的照片直接貯存在光盤、磁盤等介質(zhì)中，占用空間小，一張薄薄的光盤能夠保存上百張照片檔案數(shù)據(jù)，解決了日益增長的檔案入庫帶來的庫房面積不斷擴張的壓力。數(shù)字化后的照片檔案查找便利，有利于保管。數(shù)碼照片無限復(fù)制的特點讓照片檔案永葆青春，保存千秋萬代。

二、對老照片檔案進行數(shù)字化翻拍或掃描

對庫存老照片按年度形成順序逐冊逐張地進行掃描或翻拍，為了保護老照片，操作員最好戴上棉質(zhì)手套，以避免指紋、汗紋留在照片上造成污染，并注意輕拿輕放。用數(shù)碼相機拍攝速度快，但質(zhì)量難以保證，翻拍后需要再次進行修整，利用掃描儀掃描照片速度慢，但掃描后的照片一般不需要進行二次加工，掃描類型采用jpg格式、分辨率為300dpi即可，掃描后的照片要及時回歸原位。產(chǎn)生的數(shù)碼照片要及時編寫電子照片的檔號及文字說明。數(shù)字化后的照片編號與實物照片保持對應(yīng)。

三、老照片檔案數(shù)字化管理后的修復(fù)

老照片由于年代久遠(yuǎn)，難免有部分老照片出現(xiàn)褪色、發(fā)黃、霉變現(xiàn)象，對具有極其重要意義的老照片，利用現(xiàn)代科技手段進行復(fù)制、修復(fù)。如某醫(yī)院從老職工手中征集到一張拍攝于上世紀(jì)60年代初的建院元老合影照片，原照片因為沒有得到妥善保管已經(jīng)被損壞，還沾染了污漬，圖像變得模糊不清，經(jīng)過技術(shù)人員的仔細(xì)加工、復(fù)原、電子化處理，得到一張非常珍貴的醫(yī)院建院元老合影照。所以，對老照片在保持原貌的基礎(chǔ)上進行修復(fù)的過程，也是對老照片的一種拯救過程，修復(fù)好的數(shù)碼老照片更美觀、更實用、永葆青春。

四、照片檔案的貯存

數(shù)字化后的老照片除在電腦上保存便于利用外，還應(yīng)該利用其它介質(zhì)脫機保存并定期檢查以保障數(shù)碼照片的安全。數(shù)碼照片載體的保管參照電子文件的管理規(guī)定，要保證數(shù)碼照片信息的原始性、真實性，一般采用只讀光盤進行貯存，以防修改。數(shù)碼照片光盤應(yīng)該刻錄一式三份，一份供查閱利用，一份封存保管，一份異地保存。對于醫(yī)院這種單位，形成的照片數(shù)量不多，數(shù)碼照片的保存一年刻錄一張光盤即可，刻錄好的數(shù)據(jù)光盤盒裝后在盒上標(biāo)明相關(guān)信息，如數(shù)碼照片的起止檔號、對應(yīng)的紙質(zhì)照片的冊號、貯存格式類型等。所有光盤應(yīng)存放在防滋柜中，庫房溫度控制在17℃~20℃，相對濕度控制在35℃~45℃。數(shù)碼照片的光盤一般每四年轉(zhuǎn)存一次，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施，確保數(shù)碼照片檔案的萬無一失。

五、老照片檔案數(shù)字化管理后的利用

(一)利用老照片檔案建立院史教育的基地。許多醫(yī)院為了弘揚歷史文化，建立院史館，作為職工院史教育基地。數(shù)碼照片可反復(fù)利用的特點為院史館的建立提供了便利，醫(yī)院老前輩艱苦創(chuàng)業(yè)時期留下的老照片，通過院史館展出，讓醫(yī)院歷史文化大放光彩，員工深受教育，自然產(chǎn)生對前輩們創(chuàng)業(yè)精神的敬仰和對當(dāng)前新生活的珍惜；對外來的賓客來說，院史館展現(xiàn)了醫(yī)院發(fā)展的光輝歷程和源遠(yuǎn)流長的深厚歷史文化給他們留下深刻印象，老照片的應(yīng)用讓院史館聚歷史性、藝術(shù)性、文化性為一體，令每個參觀者都感到是一種精神的洗禮。

(二)通過OA網(wǎng)利用和公布老照片檔案。數(shù)字化后的老照片為信息化利用創(chuàng)造了條件，通過OA系統(tǒng)或電話，利用者隨時發(fā)出利用信息需求，檔案管理者根據(jù)要求快速查找并通過OA網(wǎng)傳送電子照片，讓利用者足不出戶便捷快速地利用照片檔案，促進了利用者和檔案員的溝通與互動。定期在醫(yī)院網(wǎng)站上公開部分老照片檔案，舉辦電子照片展覽，利用圖片獨特的視覺魅力吸引職工及患者了解醫(yī)院，加強溝通，達到宣傳醫(yī)院文化、提升醫(yī)院形象的效果。

(三)通過出版照片圖集及宣傳櫥窗展示老照片檔案。將數(shù)字化后老照片中某些典型事件和有代表意義的圖片組合起來出版專題系列圖片集，配以文字說明及照片專題背景，用圖片陳述院史。還可以利用宣傳櫥窗展出老照片檔案，以加大其傳播力度，達到宣傳教育和引導(dǎo)作用，提升醫(yī)院的品牌形象和醫(yī)院的美譽度。

數(shù)字化檔案論文范文第5篇

1.人力資源檔案數(shù)字化管理的意義。

人力資源檔案數(shù)字化管理是企業(yè)信息化管理的重要環(huán)節(jié)，對提高企業(yè)管理效率、穩(wěn)定員工隊伍具有非常重要的現(xiàn)實意義。首先，HR檔案數(shù)字化管理有助于實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)信息化。人力資源檔案的數(shù)字化管理是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，員工薪酬、績效考核等資料能夠為企業(yè)經(jīng)營提供重要數(shù)據(jù)信息，能夠有助于企業(yè)實現(xiàn)信息化管理，更為科學(xué)地經(jīng)營和管理。其次，數(shù)字化管理能相對安全有效地保存檔案資料。傳統(tǒng)檔案資料多為紙制品，長久保持對于儲藏室的空氣濕度和溫度有一定的嚴(yán)格要求，而且還要定期做防蟲防腐處理。但數(shù)字化管理模式下，HR檔案資料可以轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，并且可以刻錄到先進的移動硬盤或固態(tài)硬盤中長久保存，偶爾遭遇火災(zāi)或水災(zāi)等非人為因素影響，即便原件損壞或遺失，也不會使寶貴的檔案資料全盤消失。而且備份資料同時被毀的幾率較低，因此數(shù)字化管理能夠相對安全有效地保存檔案資料。再者，人力資源檔案數(shù)字化管理有利于提高工作效率和管理水平。傳統(tǒng)的手工管理模式效率低下，失誤率也較高，而檔案資料數(shù)字化管理能夠使檔案的存儲、查詢、借閱建立在快速、高效、穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，促進HR檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。以往企事業(yè)單位查詢一份人事檔案，需要較多的時間翻查資料庫，而且要辦理相關(guān)的借閱和歸還手續(xù)，但實現(xiàn)數(shù)字化管理后，擁有相應(yīng)權(quán)限的管理者或員工，在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)或相關(guān)資料庫上就可進行查閱，降低了申請查閱時間，突破了上班時間的限制，提高工作效率的同時，降低了檔案信息損壞、磨損或遺失的概率。最后，人力資源檔案數(shù)字化管理有助于量化管理，為管理決策提供可靠依據(jù)。人力資源檔案的信息管理為用人單位用人提供了綜合分析和決策的依據(jù)。企業(yè)績效考核的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案可以幫助管理者發(fā)掘效率提升空間，為企業(yè)提升和任免提供可靠的參考數(shù)據(jù)。既能對已有人才資源進行綜合的定性分析，也能夠?qū)崿F(xiàn)定量篩選，以實現(xiàn)人才合理的利用，達到個體選優(yōu)，群體的整體優(yōu)化組合。在保存的大量檔案信息中，為企業(yè)管理和決策提供了可靠的數(shù)據(jù)信息，成為企業(yè)決策的助手和參謀。

2.人力資源檔案數(shù)字化管理面臨的問題。

當(dāng)前企事業(yè)單位人力資源檔案管理數(shù)字化主要面臨以下難題：首先，檔案數(shù)量巨大難以快速電子化。當(dāng)前，我國很多企事業(yè)單位已經(jīng)實現(xiàn)了財務(wù)信息化和溝通信息化，但由于大中型企業(yè)的員工數(shù)量多，年代資料積累豐富，使得數(shù)量巨大的人力資源檔案難以快速數(shù)字化。而中小企業(yè)常常受限于網(wǎng)絡(luò)、通訊設(shè)備等成本因素，也很少實現(xiàn)人力資源檔案數(shù)字化管理。其次，難以保證HR檔案資料的安全性。由于所有人力資源檔案的查閱都在網(wǎng)上進行，其檔案原始資料被外部黑客或經(jīng)濟間諜竊取的機會就會增加。部分企事業(yè)單位仍然未意識到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的采購設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)供應(yīng)商都沒有嚴(yán)格的限制要求，導(dǎo)致黑客和經(jīng)濟間諜可以較為輕松地潛入公司數(shù)字檔案資料庫竊取情報。而部分企事業(yè)單位的員工警惕性也較低，對于賬戶信息保存不當(dāng)，原始密碼或登錄密碼設(shè)置非常隨意，增加了數(shù)字檔案的管理風(fēng)險，比如2014年湖南冷水江市工資條泄密事件，直接反映了員工對于信息安全的忽視。

二、信息安全背景下HR檔案數(shù)字化的實現(xiàn)路徑

由于信息安全是影響檔案數(shù)字化的重要因素之一，因此本文建議實現(xiàn)人力資源管理的實現(xiàn)途徑如下：首先，在保證安全第一位的背景下開發(fā)人力資源管理系統(tǒng)。管理平臺可以通過Web搭建，或者通過內(nèi)部局域網(wǎng)建立人力資源檔案管理系統(tǒng)，重點是與企業(yè)財務(wù)管理系統(tǒng)等實現(xiàn)類似的權(quán)限管理策略，以保證內(nèi)部信息安全。企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)也需建立防火墻，以防御外部攻擊。其次，建立人才信息管理數(shù)據(jù)庫。人力資源已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)最為重要的無形資產(chǎn)，準(zhǔn)確的人才匹配能夠極大地提高人力資源的價值，避免造成人才流失和人力成本浪費。因此本文建議在HR檔案數(shù)字化管理中建立適合企業(yè)需求的人才數(shù)據(jù)庫，將檔案資料中的人才信息統(tǒng)一納入數(shù)據(jù)庫中。通過人才數(shù)據(jù)庫，可以預(yù)先設(shè)定內(nèi)部招聘和崗位管理的自動統(tǒng)計分析和崗位匹配，以快速確定應(yīng)聘人員要求和工作要求，并在人才招聘的過程中，以現(xiàn)有的優(yōu)秀員工樣本作為參照樣本選取更為合適的應(yīng)聘者，以實現(xiàn)高效招聘和培訓(xùn)。企業(yè)還可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)視頻面試，降低異地招聘的成本，擴大招聘半徑，以完善企業(yè)員工隊伍的結(jié)構(gòu)。第三，建立崗位信息管理模塊。企業(yè)現(xiàn)有的崗位信息不但包括工作內(nèi)容、工作資質(zhì)要求等信息，還應(yīng)當(dāng)包括崗位輪換等重要信息，特別是在化工等有毒有害企業(yè)，崗位輪換提醒設(shè)置可以避免人為失誤導(dǎo)致的嚴(yán)重的工傷事故。在提高工作效率的同時，可以更為準(zhǔn)確地估計崗位的設(shè)置和價值相關(guān)性，也使崗位設(shè)置管理和崗位價值管理更符合現(xiàn)代企業(yè)管理理念。第四，建立績效考核信息管理模塊。績效考核的具體指標(biāo)和信息不但能夠反映出員工的工作狀態(tài)和效率，還可以反映出整個工作鏈條上工作效率和合作水平。績效考核的數(shù)據(jù)信息也可以成為采購等部分的重要參考信息，特別是一線操作工的壞件率等信息，不但可以反映出員工的熟練程度，也可以在一定時期內(nèi)反映出原材料的質(zhì)量合格率等，為企業(yè)管理和決策提供重要的參考數(shù)據(jù)。第五，建立薪酬管理模塊。員工的薪酬信息是企業(yè)的重要核心機密，有競爭力的薪酬可以穩(wěn)定員工的效率，提高員工的忠誠度，激發(fā)員工的工作積極性，而薪酬信息的統(tǒng)計和分析也可以成為企業(yè)人力資源戰(zhàn)略甚至企業(yè)戰(zhàn)略的重要參考數(shù)據(jù)，數(shù)字化管理的薪酬檔案能夠更為準(zhǔn)確地篩選和分析數(shù)據(jù)，因此人力資源檔案數(shù)字化管理將為管理者和決策者提供更有價值的數(shù)據(jù)資料。

三、實現(xiàn)HR檔案數(shù)字化管理的難點